1. Quelles opérations souhaitez-vous confier au prestataire ?
Tout d’abord, décrivez précisément les activités que vous souhaitez confier à votre partenaire. Il peut s’agir de la réception des matières premières, de l’approvisionnement des ateliers ou de la gestion d’un magasin. Vous pouvez également inclure le conditionnement et la préparation des expéditions.
Pour préparer votre consultation, établissez une fiche par activité. Précisez les opérations attendues, les horaires, les volumes et les équipements utilisés. Ajoutez ensuite les informations à enregistrer et les liens avec les autres services.
Clarifiez aussi les limites de la prestation. Par exemple, contrôler une quantité réceptionnée et accepter un produit présentant un écart sont deux actions distinctes. Le cahier des charges peut donc préciser qui réalise le contrôle, qui reçoit le signalement et qui prend la décision.
Pour cadrer les échanges, posez les questions suivantes :
- Quelles tâches vos équipes conservent-elles ?
- À quel moment le prestataire prend-il en charge la marchandise ?
- Qui définit les priorités et valide leurs modifications ?
- Quels moyens matériels et informatiques chaque entreprise fournit-elle ?
Un périmètre explicite permet ainsi de comparer les offres sur une même base et de préparer la répartition des tâches.
Enfin, distinguez l’organisation contractuelle des responsabilités réglementaires. Dans le cadre des dispositions relatives aux entreprises extérieures, l’entreprise utilisatrice assure la coordination générale de la prévention. Chaque employeur reste responsable des mesures nécessaires à la protection de ses salariés. L’externalisation ne supprime donc pas ces obligations.
2. Comment le prestataire prépare-t-il ses équipes aux exigences du site ?
Lors de la sélection, demandez au prestataire comment il prépare ses collaborateurs aux missions envisagées. Examinez notamment les compétences recherchées, l’encadrement, les formations et la prise de connaissance des consignes locales.
Pour approfondir ces points, abordez avec lui :
- Les compétences nécessaires à chaque poste ;
- Les formations et autorisations à vérifier selon les tâches et les équipements ;
- Les modalités d’accueil et d’accompagnement sur le terrain ;
- L’intégration d’un remplaçant ou d’un nouveau collaborateur.
La question à poser : comment vérifiez-vous qu’une personne peut tenir le poste que vous lui confiez ?
Par ailleurs, anticipez les changements d’équipe pendant la prestation. L’INRS rappelle que l’entreprise extérieure doit informer l’entreprise utilisatrice lorsqu’elle affecte de nouveaux salariés aux travaux en cours. Elle doit également transmettre à ces travailleurs les informations préalables prévues par la réglementation.
La préparation des équipes se poursuit donc au-delà du lancement de la prestation. L’INRS détaille ces points dans son dossier sur les mesures de prévention pendant l’exécution des opérations.
Enfin, demandez au prestataire de préciser les modalités de remplacement. Vous pourrez ainsi examiner les délais de mobilisation, les compétences nécessaires, l’accompagnement et le rôle de l’interlocuteur chargé du suivi.
3. Comment conserver une visibilité sur les stocks et les opérations ?
Avant le démarrage, précisez les informations dont vos équipes auront besoin pour suivre la prestation. Selon les produits et l’organisation du site, vous pouvez notamment retenir les références, les quantités, les emplacements et les numéros de lot.
Définissez ensuite le mode de saisie et les droits d’accès. Qui peut consulter les données ? Qui peut les modifier ? Précisez également comment les équipes renseignent le statut des marchandises.
Pour évaluer une proposition, demandez au prestataire de décrire le traitement d’un cas concret. Prenez, par exemple, une différence entre la quantité annoncée et la quantité reçue :
- Où les équipes enregistrent-elles l’écart ?
- Qui reçoit le signalement ?
- Comment les équipes indiquent-elles le statut de la marchandise ?
- Qui valide la correction éventuelle dans l’outil ?
Cet exercice permet ainsi d’aborder la traçabilité sous l’angle de son utilisation quotidienne.
Par ailleurs, que prévoit l’organisation si l’outil informatique devient temporairement indisponible ? Définissez avec les services concernés les modalités de fonctionnement provisoire et de reprise des données. Ces modalités doivent tenir compte des procédures du site.
KS SERVICES intègre à son offre pour l’industrie chimique et les sites Seveso la gestion informatique de la traçabilité des matières et des produits. Cette offre comprend notamment le suivi des stocks et des lots.
4. Quelle organisation prévoir pour les variations d’activité ?
Pour préparer une proposition adaptée, décrivez votre activité habituelle et les variations que vous pouvez documenter. Précisez notamment les volumes supplémentaires, les horaires particuliers ou les opérations ponctuelles.
Demandez ensuite au prestataire comment il pourrait adapter son organisation à ces situations.
Les échanges peuvent porter sur :
- Les délais nécessaires pour mobiliser des moyens supplémentaires ;
- Les compétences disponibles pour renforcer l’équipe ;
- Les capacités des équipements et des espaces concernés ;
- Les modalités de validation des nouvelles priorités.
Par exemple, soumettez un scénario de hausse des réceptions alors que les expéditions restent soutenues. Demandez au prestataire quelles informations lui permettraient d’évaluer la charge. Il pourra ensuite proposer une organisation compatible avec les contraintes du site.
L’objectif est donc de rendre concret ce que recouvre la capacité d’adaptation annoncée dans une offre.
Une variation de charge peut aussi modifier les conditions d’intervention. À ce titre, l’INRS souligne l’importance de suivre les situations réelles de travail. Ce suivi permet d’adapter l’évaluation des risques et les mesures de prévention associées.
5. Comment préparer le démarrage et évaluer la prestation ?
Tout d’abord, construisez un calendrier de lancement avec votre prestataire. Prévoyez la prise de connaissance du site, la préparation des accès et des outils, ainsi que la vérification des compétences. Définissez ensuite les modalités de mise en route des opérations.
Avant le démarrage, organisez une revue commune pour vérifier plusieurs points :
- Les équipes concernées comprennent-elles le périmètre de la prestation ?
- Chaque entreprise dispose-t-elle des moyens prévus ?
- Les responsables ont-ils transmis les consignes applicables ?
- Les équipes connaissent-elles leurs interlocuteurs et les circuits de signalement ?
- Le client et le prestataire ont-ils convenu des modalités de suivi ?
Pour évaluer la prestation, choisissez ensuite des indicateurs liés aux objectifs définis ensemble. Par exemple, vous pouvez suivre les écarts de stock, le respect des créneaux convenus ou les erreurs de préparation. Vous pouvez également examiner l’avancement des actions correctives.
Précisez toutefois ce que mesure chaque indicateur, les données utilisées et la période de référence. Pour fixer un objectif chiffré, appuyez-vous sur une situation initiale documentée.
Le suivi doit ainsi permettre de comprendre les difficultés rencontrées et de décider des ajustements à apporter.
6. KS SERVICES : un accompagnement dédié à la logistique des sites Seveso
KS SERVICES propose des prestations pour l’industrie chimique et les sites Seveso seuil haut. Son offre couvre notamment la gestion des approvisionnements, la mise en stock, la manutention et la préparation de commandes. Elle comprend également le conditionnement et l’expédition.
L’entreprise met en avant la formation de ses équipes aux risques chimiques et leur encadrement. Elle intègre aussi les exigences propres au site client. Son offre comprend l’organisation des espaces de stockage selon les compatibilités chimiques et le suivi informatique des matières et des produits.
Pour préparer votre projet, partez de vos opérations actuelles, des difficultés que vous rencontrez et des résultats attendus. Vous pourrez ainsi examiner avec votre interlocuteur le périmètre à confier et les conditions de réalisation de la prestation.
Vous envisagez d’externaliser tout ou partie de votre logistique industrielle ? Découvrez l’offre de KS SERVICES pour l’industrie chimique et les sites Seveso et échangez avec nos équipes sur votre projet.
7. Foire aux questions (FAQ)
Quels critères examiner pour choisir un prestataire logistique sur un site Seveso ?
Examinez d’abord sa compréhension des opérations, les compétences de ses équipes et leur encadrement. Évaluez ensuite les outils de traçabilité et les modalités de démarrage. Enfin, demandez-lui de décrire sa réponse à des situations concrètes pour préciser sa proposition.
Externaliser la logistique transfère-t-il la responsabilité de la sécurité au prestataire ?
Non. Dans le cadre réglementaire des entreprises extérieures, l’entreprise utilisatrice conserve la coordination générale de la prévention. De son côté, chaque employeur reste responsable de la protection de ses propres salariés.
Quelles informations préparer avant de consulter un prestataire ?
Rassemblez d’abord le descriptif des opérations, les horaires, les volumes et leurs variations. Ajoutez ensuite les caractéristiques des produits, les moyens disponibles et les procédures applicables. Précisez également les tâches que vos équipes conserveront en interne.
Comment suivre la qualité d’une prestation logistique externalisée ?
Définissez des indicateurs en lien avec les objectifs de la prestation. Convenez ensuite de leur méthode de calcul et de leur fréquence d’examen. Vous pouvez ainsi suivre la qualité des opérations, le respect des délais convenus et le traitement des écarts.
