Quel est le rôle exact de l’hôtesse d’accueil standardiste multisites ?
Important : en tant que prestataire de services externalisés, la plupart de nos collaborateurs nous représentent « in situ » au sein même des sites de nos clients. Notre première vocation étant de les accompagner dans l’accroissement permanent de leurs performances et dans la valorisation de leur image, vous êtes donc le premier ambassadeur de notre société. Vous êtes amené à intégrer différents sites clients au cours de votre carrière.

Votre premier rôle consiste à assurer dans les meilleurs délais les remplacements de nos titulaires tout en Incarnant l’image souhaitée par nos clients, que celle-ci soit véhiculée au travers de l’accueil physique ou de communications téléphoniques. Vous devez être autonome, polyvalent et faire preuve de réactivité.

Votre second rôle consiste à assurer des missions administratives pouvant être très variées, telles que : réservations de voyage, salles de réunion ; création de badges ; gestion du courrier, emails, clés, journaux, petits travaux de saisie, activités diverses liées aux Services Généraux, etc.

MES MISSIONS ?

• Assurer l’accueil et l’identification des visiteurs dans l’entreprise, les mettre en rapport avec les services concernés ou appliquer les procédures prévues (exemple : clients, fournisseurs avec ou sans rendez-vous, demandeurs d’emploi, direction, officiels, etc…).
• Assurer la réception des appels téléphoniques, les transmettre aux services concernés en respectant les normes propres à l’entreprise (filtrage, identification de l’appelant, qualification de l’appel,).
• Prendre des messages et les restituer selon des consignes.
• Assurer l’enregistrement, le tri et la répartition du courrier à l’arrivée.
• Assurer l’affranchissement du courrier au départ et l’enregistrement en conformité avec la procédure interne.
• Gérer les envois et les réceptions de documentation.
• Gérer les coursiers et les envois express.
• Assurer les réservations liées aux déplacements des collaborateurs de l’entreprise (moyens de transport, hôtel…).
• Gérer la disponibilité des salles de réunion et l’information des participants qui y sont invités.
• Réaliser de petits travaux administratifs.
• Rendre compte (à son supérieur, ou si besoin au niveau +2) de toutes les anomalies constatées dans le cadre de la prestation réalisée.
• Rendre compte de son activité à travers les supports existants ou à définir.
• Proposer toute évolution permettant d’améliorer le service assuré par son activité.
• Respecter les consignes et appliquer la politique générale de KS SERVICES AGENCY, ce sans dévier ni créer d’exceptions avant d’en avoir référé à son/sa Responsable.
• Collecter et remonter toutes les informations sensibles.
• Respecter l’organigramme de la société en s’adressant aux bons interlocuteurs.
• Fournir un rapport d’activité comprenant un certain nombre de statistiques. Participer si nécessaire aux débriefings demandés.
• Assister et participer aux formations interne.

MES COMPÉTENCES ET SAVOIR-FAIRE?

• Aptitude à gérer les priorités afin d’éviter les dispersions dans le travail.
• Facilité d’adaptation dans des environnements de travail différents.
• Aptitude à organiser.
• Capacités de coordination et de transmission d’informations.
• Capacités analytiques : vous devez transmettre des données fiables à vos responsables.
• Sens aigu du Capacité d’instaurer un climat de confiance avec les différents clients et avec les collaborateurs.

MON SAVOIR ÊTRE?

• Grande persistance dans l’effort.
• Bon esprit de jugement et capacité à évaluer correctement les situations du client, ainsi qu’un grand sens des responsabilités.
• Enthousiasme et volonté de construire pour l’avenir.
• Ambition, et désir de développer une carrière plutôt que de simplement gagner un salaire.
• Présentation professionnelle, conviviale, propice au développement de la prestation.
• Grand esprit de service – la notion du client satisfait est reine !
• Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit.
• Une discrétion à toute épreuve.
• Communication ouverte et franche.
• Attitude positive, et créativité, face aux difficultés et à l’inattendu.
• Tolérance et flexibilité de caractère.
• Aptitude à se remettre en question et volonté de s’améliorer.

Quels sont les éléments nécessaires à la réussite du poste ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. À nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la volonté et de l’ambition (= à mettre en avant) que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner.

Chez KS SERVICES, nous accompagnons nos collaborateurs dans leurs formations et certifications.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi en matière de Qualité et de Sécurité.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Vous contribuez à notre réussite !
C’est la somme de vos actions au quotidien qui garantissent la satisfaction de nos clients.

Chaque décision que vous prenez a un impact sur l’ensemble de notre entreprise.