Dossier Entreprise Assistant(e) d’Agence
« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».
« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».
Statut Employé
Type de contrat CDI
Période d’essai 2 mois
Rémunération Fixe + Variable
Avantages complémentaires
Quel est le rôle exact de l’Assistante d’Agence ?
Un poste d’Assistant(e) d’Agence est disponible immédiatement pour notre Agence de VILLEJUST. Le poste est rattaché à la Direction Administrative et Financière.
Note importante : Dans le souci d’une bonne gestion des ressources et de votre bien-être personnel, ou éventuellement familial, il est souhaitable que votre lieu de résidence ne nécessite pas de déplacements trop contraignants pour vous rendre sur le lieu de travail.
Vous assurez la gestion des dossiers salariés (contrat, avenant, formation, visites médicales, …). Certaines obligations légales étant absolument vitales pour la bonne marche et la réputation de l’entreprise, vous êtes d’ailleurs en contact avec notre Direction des Ressources Humaines basée à Orsay.
Votre sens de l’organisation combiné à une volonté inébranlable de respecter les délais concernant la facturation client et fournisseurs, doivent permettre de satisfaire les attentes de nos clients externes mais aussi celles de nos propres collaborateurs, considérés comme des clients internes.
De même, vous effectuez les suivis et les contrôles nécessaires aux différentes opérations de prestations. Vous contribuez également à la tenue des indicateurs QSE, en coordination avec notre Direction technique et Qualité.
Quelles sont les principales missions de l’Assistante d’Agence ?
1 • Gestion des personnels (avec le support de la DAF et de la DRH)
Sous la supervision de votre responsable hiérarchique, vous effectuez les actions suivantes :
2 • Gestion administrative des prestations (en support de la DAF et de la DRH)
3 • Divers
De même, l’Assistant(e) d’Agence effectue les actions suivantes (liste non exhaustive, l’essentiel étant d’obtenir les résultats attendus).
Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Bien que notre pôle administratif d’agence existe et soit opérationnel, nous avons dernièrement souhaité réévaluer son organisation et sa localisation dans le but d’en optimiser la productivité et l’efficacité. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 1991. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités administratives qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.
Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs. Or, vous le savez, des erreurs de facturation, de paie, des omissions à caractère légal ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.
C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. Il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.
Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats
Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :
D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple :
Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés au poste ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux, mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’ensemble de l’équipe pour être préservée. Au-delà de la notion de « travail individuel », nous raisonnons aussi effort de groupe.
D’autre part, en particulier dans le contexte extrêmement décentralisé de KS SERVICES, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.
L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.
L’esprit d’équipe est donc un « Must ».
Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?
Cet impact est évidemment potentiellement important. Les erreurs et les dépassements de délais engendrent des frustrations chez tous les interlocuteurs concernés. Il est par exemple établi qu’une facturation erronée est la cause première de situation conflictuelle entre un client et son fournisseur. Or, dans les conditions de marché actuelles, mieux vaut éviter ce type d’erreur.
Un client mal géré ou mécontent ne nous donnera pas une seconde chance. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client aussi bien dans le département de l’administration des ventes que dans toute l’entreprise.
D’autre part, des erreurs sur la paie entament la confiance de nos salariés, affectent la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation in- terne. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamental. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés.
Quels sont les éléments nécessaires à la réussite du poste ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la volonté et de l’ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner.
Vous disposez par exemple d’un des cursus suivants, assorti d’au moins deux ou trois années d’expérience :
Critères prioritaires :
Critères secondaires :
Qualités professionnelles
Qualités de personnalité et de comportement
Quel est le programme d’intégration et de formation prévu dans le cadre de la fonction ?
Dès votre arrivée, nous vous aiderons à vous familiariser avec nos activités et vous montrerons les différentes ficelles du métier.
Selon une organisation finale qui sera définie en fonction du calendrier, vous rencontrerez également l’Agence de Strasbourg et l’Agence Lyonnaise pour la phase d’intégration et de formation.
Puis, à l’issue de votre période d’essai, vous prendrez le temps de circuler dans l’entreprise et de faire connaissance avec l’ensemble des services centraux (DQO, DRH …) Il est donc nécessaire de prévoir deux ou trois déplacements dans les premiers mois couvrant environ 3 à 4 jours, en fonction et respect des règles sanitaires en vigueur.
En dehors de cet aspect intégration, il n’est prévu aucun déplacement fréquent ou régulier lié à vos fonctions. Très occasionnellement, il peut vous-être demandé de vous rendre sur l’un de nos sites pour un court séjour lié à l’occasion d’un évènement ou d’une formation.
Vous démarrez votre mission immédiatement, mais avec des gradients appropriés, afin de ne pas vous retrouver submergé(e). Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez épaulé(e) dès le départ par votre Responsable hiérarchique, mais aussi par les responsables de nos services transversaux, à savoir DRH et Direction Qualité-Sécurité et leurs équipes.
L’aspect stratégique de votre succès étant de taille pour l’entreprise, notre ambition est vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous soutenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.
La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?
Nous recherchons des personnes ambitieuses, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement « du travail ». La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscient qu’au sein d’une ETI, cet avenir dépend essentiellement de vous.
Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer votre carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.
Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiqué clairement dans ce dossier d’entreprise :
Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.
Respectueusement,
La Direction
Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.
Si après lecture vous êtes toujours déterminé à nous rencontrer, merci de nous le faire savoir, et ce exclusivement par email dans un premier temps.
Nous vous contacterons rapidement en retour pour planifier un éventuel entretien.
Si, toutefois, vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.
Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.
MERCI DE VOTRE LECTURE