Dossier Entreprise Assistant(e) d’Agence

Quel est le rôle exact de l’Assistante d’Agence ?
Un poste d’Assistant(e) d’Agence est disponible immédiatement pour notre Agence de VILLEJUST. Le poste est rattaché à la Direction Administrative et Financière.

Note importante : Dans le souci d’une bonne gestion des ressources et de votre bien-être personnel, ou éventuellement familial, il est souhaitable que votre lieu de résidence ne nécessite pas de déplacements trop contraignants pour vous rendre sur le lieu de travail.

Vous assurez la gestion des dossiers salariés (contrat, avenant, formation, visites médicales, …). Certaines obligations légales étant absolument vitales pour la bonne marche et la réputation de l’entreprise, vous êtes d’ailleurs en contact avec notre Direction des Ressources Humaines basée à Orsay.

Votre sens de l’organisation combiné à une volonté inébranlable de respecter les délais concernant la facturation client et fournisseurs, doivent permettre de satisfaire les attentes de nos clients externes mais aussi celles de nos propres collaborateurs, considérés comme des clients internes.

De même, vous effectuez les suivis et les contrôles nécessaires aux différentes opérations de prestations. Vous contribuez également à la tenue des indicateurs QSE, en coordination avec notre Direction technique et Qualité.

Quelles sont les principales missions de l’Assistante d’Agence ?

1 • Gestion des personnels (avec le support de la DAF et de la DRH)

Sous la supervision de votre responsable hiérarchique, vous effectuez les actions suivantes :

• Suivi des formalités liées aux entrées/sorties de personnel, relations avec les organismes sociaux, gestion des dossiers du personnel, suivi des absences
• Gestion des contrats : DPAE, RUP, avenants, enregistrement des documents.
• Suivi des arrêts de travail, suivi pour longue maladie, enregistrement des documents.
• Accident du travail : déclaration et suivi de l’arrêt de travail, enregistrement des documents.
• Visite médicale : embauche, périodique, reprise, visite mi-carrière, visite de fin de carrière, enregistrement des documents, vérification et validation des factures
• Formation : inscription, renouvellement, enregistrement des documents, vérification et validation des factures
• Gestion des autorisations de conduite, habilitations électriques, enregistrement des documents
• Gestion des congés paternité (courrier de réponse + enregistrement)
• Gestion des personnels intérimaires : enregistrement des documents de l’intérimaire, vérification et signature des contrats, relevés d’heures, suivi des entrées et sorties, vérification et validation des factures

2 • Gestion administrative des prestations (en support de la DAF et de la DRH)

• Clients : facturation sur logiciel CEGID
• Fournisseurs : création du fournisseur dans le fichier de suivi, évaluation, réévaluation, évaluation annuelle, suivi du dossier administratif, validation et enregistrement des factures, suivi des litiges.
• Affichage obligatoire sur sites et au sein de l’agence : contrôle, alerte, création, mise à jour et transmission à la DRH des affichages obligatoires.
• Commandes : fournitures de bureau, divers.

3 • Divers

• Accueil téléphonique et physique.
• Tri du courrier et dispatching.

De même, l’Assistant(e) d’Agence effectue les actions suivantes (liste non exhaustive, l’essentiel étant d’obtenir les résultats attendus).

• Montre sa capacité à travailler avec l’ensemble des services concernés et maintient la culture de l’entreprise en matière de respect des délais et de fiabilité des données.
• Est force de proposition en matière d’optimisation organisationnelle et administrative.
• Respecte les consignes et applique la politique générale de KS Services, ce sans dévier ni créer d’exceptions avant en avoir référé à sa Direction.
• Élabore des plans visant à développer son efficacité.
• Se fixe des objectifs et mesure les résultats.
• Collecte et remonte toutes les informations sensibles nécessaires au service.
• Applique de façon standard les procédures relatives à son activité.
• Respecte l’organigramme de la société en s’adressant aux bons interlocuteurs.
• Assiste et participe aux formations internes.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Bien que notre pôle administratif d’agence existe et soit opérationnel, nous avons dernièrement souhaité réévaluer son organisation et sa localisation dans le but d’en optimiser la productivité et l’efficacité. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 1991. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités administratives qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.

Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs. Or, vous le savez, des erreurs de facturation, de paie, des omissions à caractère légal ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. Il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats

Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :

• Une équipe soudée, efficace et professionnelle qui réalise des tâches administratives conformes aux procédures, ne nécessitant pas de corrections et réalisées dans les temps.
• Des affichages règlementaires conformes, mis à jour et disponibles.
• Des dossiers salariés à jour, renseignés avec précision et sans erreurs, qui génèrent une excellente traçabilité des informations.
• Des instructions et directives RH et DAF qui ne nécessitent pas de relance et accomplies avec exactitude.
• Des factures traitées dans les temps et sans erreurs.
• Des responsables de sites et collaborateurs qui respectent les procédures de l’entreprise et qui remontent les informations dans les temps.
• Des factures fournisseurs vérifiées et transmises dans les délais, qui permettent des paiements aux dates prévues et qui contribuent à notre image.
• Des activités et charges de travail idéalement planifiées et réparties au sein de l’équipe administrative et qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.
• Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation, permet- tant une bonne anticipation dans la résolution des situations.
• Des indicateurs et des taux de conformité améliorés qui ne descendent pas en des- sous des seuils à minima établis.
• Des systèmes d’informations optimisés qui contribuent à la bonne marche de l’activité.

D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple :

• Coordination : une transmission des informations est attendue de manière formelle et régulière.
• Développement relationnel : la notion d’équipe et d’ambiance de travail étant vitale chez KS Services, il est donc attendu un réel développement de la confiance et du relationnel auprès de l’ensemble des collaborateurs.
• Développement et entretien de l’image KS Services : de par votre fonction vous êtes souvent l’un(e) des interlocuteurs (trices) du client. Vous devenez ainsi un(e) ambassadeur(drice) de notre société. Votre professionnalisme et votre attitude doivent alors refléter notre volonté et notre aptitude à offrir les meilleurs services sur le marché.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés au poste ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux, mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’ensemble de l’équipe pour être préservée. Au-delà de la notion de « travail individuel », nous raisonnons aussi effort de groupe.

D’autre part, en particulier dans le contexte extrêmement décentralisé de KS SERVICES, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un « Must ».

Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?
Cet impact est évidemment potentiellement important. Les erreurs et les dépassements de délais engendrent des frustrations chez tous les interlocuteurs concernés.  Il est par exemple établi qu’une facturation erronée est la cause première de situation conflictuelle entre un client et son fournisseur. Or, dans les conditions de marché actuelles, mieux vaut éviter ce type d’erreur.

Un client mal géré ou mécontent ne nous donnera pas une seconde chance. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client aussi bien dans le département de l’administration des ventes que dans toute l’entreprise.

D’autre part, des erreurs sur la paie entament la confiance de nos salariés, affectent   la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation in- terne. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamental. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés.

Quels sont les éléments nécessaires à la réussite du poste ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la volonté et de l’ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner.

Vous disposez par exemple d’un des cursus suivants, assorti d’au moins deux ou trois années d’expérience :

• Formation Bac+ 2 (BTS/DUT GEA, comptabilité, Gestion des PME, etc.) ou formation supérieure en gestion/administration d’entreprise.

Critères prioritaires :

• Vous avez un goût prononcé pour les chiffres, l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités.
• Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme, réactivité et autorité.
• Une excellente pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est vitale. Celle d’un système de gestion de type ERP sera appréciée
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite.
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.

Critères secondaires :

• Une attitude posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, par exemple en cas de litiges. L’humour est un plus.
• Une première expérience réussie dans une activité similaire, idéalement dans une société de taille comparable est requise.
• Des connaissances de base en droits des affaires et du travail (obligations sociales, aspects contractuels, etc.), et une bonne compréhension de la comptabilité générale sont vitales.
• Vous appréciez une culture PME avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, et ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, etc.

Qualités professionnelles

• Aptitude à gérer les priorités afin d’éviter les dispersions dans le travail quotidien.
• Aptitude à organiser.
• Capacités de coordination et de transmission d’informations.
• Capacités analytiques : vous devez transmettre des données fiables à vos responsables, de manière à ce qu’elles soient utilisables.
• Connaissance requise de l’informatique bureautique, spécifiquement les applications sous Windows™, permettant d’améliorer la productivité. (Word, Excel, messagerie électronique).
• Sens aigu du relationnel. Capacité d’instaurer un climat de confiance avec les clients et avec les collaborateurs.

Qualités de personnalité et de comportement

• Attitude positive, et créativité, face aux difficultés et à l’inattendu.
• Aptitude à se remettre en question et volonté de s’améliorer.
• Grande persistance dans l’effort.
• Bon esprit de jugement et capacité à évaluer correctement les situations du client, ainsi qu’un grand sens des responsabilités.
• Enthousiasme et volonté de construire pour l’avenir.
• Présentation professionnelle, conviviale, propice au développement de la confiance.
• Grand esprit de service – la notion du client satisfait est reine !
• Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit.
• Communication ouverte et franche.
• Tolérance et flexibilité de caractère.

Quel est le programme d’intégration et de formation prévu dans le cadre de la fonction ?

La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?
Nous recherchons des personnes ambitieuses, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement « du travail ». La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscient qu’au sein d’une ETI, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer votre carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiqué clairement dans ce dossier d’entreprise :

• Une conscience et une ambition professionnelle.
• Un véritable esprit d’équipe.
• Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant !
• « Faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires » est notre défi quotidien. Si cette phrase vous inspire, nous avons certainement des choses à réaliser ensemble et nous devons nous rencontrer.

Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.

Respectueusement,

La Direction

Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.

Si après lecture vous êtes toujours déterminé à nous rencontrer, merci de nous le faire savoir, et ce exclusivement par email dans un premier temps.

Nous vous contacterons rapidement en retour pour planifier un éventuel entretien.

Si, toutefois, vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.

Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.

MERCI DE VOTRE LECTURE