Dossier Entreprise Hôtesse d’Accueil standardiste Multisites

« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».

Hôtesse d’Accueil standardiste Multisites

Statut Employé

Type de contrat CDI

Période d’essai 2 mois

Base Horaire 151,67 heures par mois

Rémunération taux horaire de base : 12 € + variables (prime sur Objectifs + prime de Qualité + prime d’Astreinte)

Avantages complémentaires

  • Mutuelle Entreprise
  • 100% de remboursement du titre d’abonnement au transport public
  • Prime de cooptation
  • Prime panier repas de 5 euros par jour dès 6 heures de travail effectif
  • Avantages Comité Social et Économique
  • Assistante sociale et référente Handicap à disposition pour accompagner les collaborateurs KS 

Description de mission

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Important : en tant que prestataire de services externalisés, la plupart de nos collaborateurs nous représentent « in situ » au sein même des sites de nos clients. Notre première vocation étant de les accompagner dans l’accroissement permanent de leurs performances et dans la valorisation de leur image, vous êtes donc le premier ambassadeur de notre société. Vous êtes amené(e) à travailler sur différents sites clients quotidiennement afin d’assurer les remplacements de nos titulaires

Le poste est rattaché à la Direction ou à toute autre interface désignée. Pour des raisons de confidentialité, les informations complètes concernant le site client envisagé sont communiquées lors d’un éventuel entretien.

Votre premier rôle consiste à assurer dans les meilleurs délais les remplacements de nos titulaires tout en Incarnant l’image souhaitée par nos clients, que celle-ci soit véhiculée au travers de l’accueil physique ou de communications téléphoniques. Vous devez être autonome, polyvalent et faire preuve de réactivité.

Votre second rôle consiste à assurer des missions administratives pouvant être très variées, telles que : réservations de voyage, salles de réunion ; création de badges ; gestion du courrier, emails, clés, journaux, petits travaux de saisie, activités diverses liées aux Services Généraux, etc.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?

Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est en CDI. Assorti d’une période d’essai légale/période probatoire de 2 mois.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Elle est fondamentale. Vous êtes le premier ambassadeur de notre entreprise auprès de notre client. En ce sens, votre attitude et la qualité de votre travail sont des éléments déterminants pour le maintien de la prestation

La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence pour s’adapter aux exigences de nos clients. Or, l’humain est définitivement au cœur de nos préoccupations, car nos collaborateurs représentent les rouages essentiels de notre relation client. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions de conquête et l’aboutissement de nos ambitions liées à la satisfaction client.

L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES AGENCY, nous raisonnons fondamentalement résultats. Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus :

Accueil Physique

  • Des visiteurs accueillis courtoisement et professionnellement qui se sentent pris en
  • Des visiteurs renseignés rapidement et précisément qui patientent dans de bonnes conditions grâce à une attention personnalisée et une information régulière.
  • Des visiteurs guidés efficacement vers le bon interlocuteur dans l’entreprise.
  • Des normes de sécurité appliquées avec des visiteurs correctement identifiés et des contrôles d’accès effectués.
  • Une organisation matérielle et pratique favorisant la productivité
  • Une intendance quotidienne du poste de travail et du hall d’accueil effectuée (dossiers de presse, plantes vertes, distribution…).
  • Un espace accueil propre et ordonné qui reflète l’image de l’entreprise
  • Le port de l’uniforme ou de la tenue vestimentaire souhaitée respecté.

Accueil Téléphonique

  • Des appels téléphoniques traités rapidement et transmis aux bons interlocuteurs
  • Des messages téléphoniques suffisamment précis transmis sans délais.
  • Des appels téléphoniques filtrés selon les directives
  • Des interlocuteurs gérés en cas d’’attente due à une saturation des postes,
  • Des fonctionnalités du standard téléphonique maîtrisées permettant un gain de temps et une productivité
  • Des données téléphoniques de l’entreprise à jour et sans

Fonctions administratives

  • Des demandes clients conformes au cahier des charges comprises et effectuées avec diligence produisant les résultats
  • Une gestion du courrier (réception, distribution, envoi) efficace qui ne génère ni retards ni
  • Des réservations et préparations de salles de réunion prêtes à l’utilisation en temps et
  • Des commandes de fournitures de bureau et des stocks suivis évitant les
  • Des réservations de billets de train, d’avion et de chambres d’hôtels gérés efficacement et conformes aux exigences particulières.
  • Des cahiers de consignes maintenus à jour, renseignés avec précision et sans erreurs, qui génèrent une excellente traçabilité des
  • Des instructions et directives qui ne nécessitent pas de relance et accomplies avec
  • Les procédures de l’entreprise respectées.
  • Des activités et charges de travail idéalement planifiées qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.

Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation, permettant une bonne anticipation dans la résolution des situations.

  • Des indicateurs et des taux de conformité améliorés qui ne descendent pas en dessous des seuils a minima établis.

D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple:

  • Le reporting de l’activité renseigné avec sérieux et remonté dans les délais.
  • Coordination : une transmission des informations est attendue de manière formelle et régulière.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
D’une façon générale, les résultats sont mesurés par des critères quantitatifs tels que :

  • La qualité des remplacements assurés (réactivité, disponibilité)
  • L’indice de satisfaction client
  • Le taux de presentisme
  • Le taux de procédures respectées et appliquées.
  • L’écart sur le plan des activités prévues au contrat et le réalisé.
  • Le nombre de visiteurs
  • Le nombre d’appels reçus et transmis aux
  • La qualité et la précision de la tenue de cahier de consignes
  • Le nombre de non-conformités signalées.
  • La qualité de la coordination avec le management KS SERVICES
  • Le respect des délais des plans d’action mis en œuvre.

Nous suivons aussi un certain nombre de critères qualitatifs, permettant d’évaluer par exemple :

  • Votre qualité
  • Votre régularité dans le reporting ainsi que son côté synthétique.
  • Le niveau de qualité dans le relationnel
  • Votre sens de la solution plutôt que du problème.

Note importante : chez KS Services, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons toujours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un ‘‘bâton’’.

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?
Important : les activités mentionnées ci-après donnent un aperçu type de la fonction. Elles ne sont pas exhaustives et peuvent varier selon la nature ou les besoins de l’entreprise cliente. Une définition de fonction précise est donc établie pour chaque cas avant la prise de poste.

  • Assurer l’accueil et l’identification des visiteurs dans l’entreprise, les mettre en rapport avec les services concernés ou appliquer les procédures prévues (exemple : clients, fournisseurs avec ou sans rendez-vous, demandeurs d’emploi, direction, officiels, etc…)
  • Assurer la réception des appels téléphoniques, les transmettre aux services concernés en respectant les normes propres à l’entreprise (filtrage, identification de l’appelant, qualification de l’appel,).
  • Prendre des messages et les restituer selon des consignes ponctuelles ou
  • Assurer l’enregistrement, le tri et la répartition du courrier à l’arrivée.
  • Assurer l’affranchissement du courrier au départ et l’enregistrement en conformité avec la procédure interne.
  • Gérer les envois et les réceptions de documentation
  • Gérer les coursiers et les envois express
  • Assurer les réservations liées aux déplacements des collaborateurs de l’entreprise (moyens de transport, hôtel…).
  • Gérer la disponibilité des salles de réunion et l’information des participants qui y sont invités
  • Réaliser de petits travaux administratifs
  • Rendre compte (à son supérieur, ou si besoin au niveau +2) de toutes les anomalies constatées dans le cadre de la prestation réalisée.
  • Rendre compte de son activité à travers les supports existants ou à définir.
  • Proposer toute évolution permettant d’améliorer le service assuré par son activité.
  • Respecter les consignes et appliquer la politique générale de KS SERVICES AGENCY, ce sans dévier ni créer d’exceptions avant d’en avoir référé à sa
  • Collecter et remonter toutes les informations sensibles nécessaires au
  • Respecter l’organigramme de la société en s’adressant aux bons
  • Fournir un rapport d’activité comprenant un certain nombre de statistiques. Participer si nécessaire aux débriefings demandés.
  • Assister et participer aux formations interne

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez de préférence d’un niveau BAC/BTS ou équivalent et possédez une culture générale suffisante pour être à l’aise et vous exprimer dans tous milieux.

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères vitaux afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

  • Une première expérience réussie dans une activité similaire est requise, avec une grande qualité d’adaptation.
  • Une grande mobilité géographique sur PARIS et la Région Parisienne.
  • Un anglais courant
  • Une excellente présentation assortie d’une facilité
  • Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite.
  • Une connaissance suffisante des techniques de réception et d’accueil.
  • Une bonne culture générale est nécessaire.
  • Une bonne pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est vitale, y compris Excel, souvent utilisé comme outil de reporting.
  • Vous avez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités.
  • Une attitude posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, par exemple en cas de litiges. L’humour est un
  • Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’encadrement pour être préservée. Au-delà de la notion de ‘‘travail individuel’’, nous raisonnons aussi effort de groupe.

Même « en mission externalisée » chez l’un de nos clients, vous devez travailler sereinement et pouvoir vous appuyer à tout moment sur des personnes dignes de confiance au sein de l’Agence. Se sachant épaulé par une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou confrontés à des relations conflictuelles. L’environnement d’entreprise et l’ambiance sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés. L’esprit d’équipe est donc un ‘‘Must’’.

Quelles sont les qualités professionnelles, de personnalité et de comportements requis pour assurer le succès de la fonction  ?
Qualités professionnelles

  • Aptitude à gérer les priorités afin d’éviter les dispersions dans le travail
  • Facilité d’adaptation dans des environnements de travail différents
  • Aptitude à organiser
  • Capacités de coordination et de transmission d’informations.
  • Capacités analytiques : vous devez transmettre des données fiables à vos responsables, de manière à ce qu’elles soient
  • Sens aigu du Capacité d’instaurer un climat de confiance avec les différents clients et avec les collaborateurs.

Qualités de personnalité et de comportement

  • Grande persistance dans l’effort
  • Bon esprit de jugement et capacité à évaluer correctement les situations du client, ainsi qu’un grand sens des responsabilités.
  • Enthousiasme et volonté de construire pour l’avenir.
  • Ambition, et désir de développer une carrière plutôt que de simplement gagner un salaire
  • Présentation professionnelle, conviviale, propice au développement de la
  • Grand esprit de service – la notion du client satisfait est reine !
  • Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit.
  • Une discrétion à toute épreuve.
  • Communication ouverte et franche
  • Attitude positive, et créativité, face aux difficultés et à l’inattendu.
  • Tolérance et flexibilité de caractère.
  • Aptitude à se remettre en question et volonté de s’améliorer.

Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?
En tant que personnel détaché chez nos clients, vous êtes en 1ère ligne. Une mauvaise décision peut avoir un impact conséquent sur les résultats de l’entreprise. Les erreurs et les non-conformités engendrent des frustrations chez les clients. Or, dans les conditions de marché actuelles, mieux vaut éviter ce facteur. Un client mal servi ou mécontent, refusera purement et simplement notre collaboration et ne nous donnera pas une seconde chance. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client que nous élevons presque au statut de « religion ».

Donc, des erreurs répétées ou non corrigées entament la confiance de nos clients, affectent la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamentale. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés.

Quelle est la méthode de gestion des résultats liée à la fonction ?
Des réunions régulières permettent de lister et valider la qualité de l’activité. Différents systèmes de reporting permettent d’en mesurer et d’en contrôler l’évolution ainsi que l’efficacité des efforts entrepris. Il est à noter que ces méthodes de gestion sont utilisées par le management pour vous supporter individuellement dans vos efforts de progression et pour vous aider à vous réaliser, et non pour juger ou réprimander.

Quel est, globalement, le type de rémunération proposé, lié à la fonction concernée ?
Le salaire de base mensuel est de 1 700€ brut assorti d’une prime d’astreinte de 100€ brut mensuel et d’une prime qualité de 100€ brut mensuel après période d’essai attribuée selon certains critères de mesure. Nous offrons également le remboursement des transports à 100% et le remboursement des indemnités kilométrique lorsque nous vous demandons d’utiliser votre véhicule personnel.

Nous souhaitons vous motiver et vous fidéliser chez nos clients. Aussi dès 10 sites clients formés, vous bénéficiez d’une prime de 50 € brut mensuel, dès 15 sites : 75€ brut mensuel et à partir de 20 sites : 100€ brut mensuel.

Vous êtes sur une base horaire de 35h00. Au-delà de 35h00/semaine, vos heures supplémentaires sont majorées de 25%, payées sur le mois en cours.

Vous assurez votre astreinte du lieu de votre choix, sans à passer par l’agence.

Nous remboursons sur note de frais les Uber pour les sites éloignés à partir de la gare la plus proche du site.

Quels sont les autres avantages du plan de rémunération ?
Vous bénéficiez également:

  • D’un plan de participation impliquant chaque salarié.
  • D’une politique de mutuelle
  • D’une indemnité de panier
  • De chèques Comité d’Entreprise (ex : cadeaux, vacances, mariage, rentrée scolaire).
  • Remboursement km lorsqu’on vous demande d’utiliser votre véhicule personnel
  • D’une prise en charge intégrale de votre titre d’abonnement transport

Les détails de ce plan de rémunération seront éventuellement développés lors de votre entretien.

Quel est le programme de formation et d’intégration prévu dans le cadre de la fonction ?
Après avoir été intégrée à l’Agence KS Services, vous passerez votre première journée sur le site client en compagnie du personnel en place, ce qui vous permettra de vous adapter progressivement. Vous recevrez ainsi un cahier de consignes adapté au site du client, et une période variable de formation théorique puis pratique vous sera allouée en fonction de vos besoins. Puis vous alternerez des périodes de formation et de remplacement en fonction de votre planning.

Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez également épaulé(e) dès le départ par notre responsable de clientèle, mais aussi par l’Agence.

L’aspect stratégique de votre succès étant de taille pour l’entreprise, notre ambition est vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous soutenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.

La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?
Nous recherchons des personnes ambitieuses, et de ce fait, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement ‘‘du travail’’. La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscients qu’au sein d’une PME, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Conclusion

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer votre carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiquées clairement dans ce dossier d’entreprise :
• Une conscience et une ambition professionnelle
• Un véritable esprit d’équipe
• Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant !
• « Faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires » est notre défi quotidien. Si cette phrase vous inspire, nous avons certainement des choses à réaliser ensemble et nous devons nous rencontrer.

Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.

Respectueusement,

La Direction.

KS Services

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Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.

Si après lecture vous êtes toujours déterminé à nous rencontrer, merci de nous le faire savoir, et ce exclusivement par email dans un premier temps.

Nous vous contacterons rapidement en retour pour planifier un éventuel entretien.

Si toutefois vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.

Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.

MERCI DE VOTRE LECTURE