Assistant(e) des Services Généraux Multisites

« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».

Assistant(e) des Services Généraux Multisites

Statut Employé

Type de contrat CDI

Période d’essai 2 mois

Base Horaire 151,67 heures par mois

Rémunération taux horaire de base : 13 € + variables (prime sur Objectifs + prime de Qualité + prime d’Astreinte)

Avantages complémentaires

  • Mutuelle Entreprise
  • 100% de remboursement du titre d’abonnement au transport public
  • Prime de cooptation
  • Prime panier repas de 5 euros par jour dès 6 heures de travail effectif
  • Avantages Comité Social et Économique
  • Assistante sociale et référente Handicap à disposition pour accompagner les collaborateurs KS 

Description de mission

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Important : en tant que prestataire de services externalisés, la plupart de nos collaborateurs nous représentent « in situ » au sein même des sites de nos clients. Notre première vocation étant de les accompagner dans l’accroissement permanent de leurs performances et dans la valorisation de leur image, vous êtes donc le premier ambassadeur de notre société. Vous êtes amené à intégrer différents sites clients au quotidien pour assurer les remplacements de nos titulaires et/ou formations sur Paris et Région Parisienne.

Un poste d’Assistant des Services Généraux est disponible immédiatement au sein de l’une des entreprises clientes de l’Agence. Le poste est rattaché à la Direction ou à toute autre interface désignée. Pour des raisons de confidentialité, les informations complètes concernant les sites clients envisagés sont communiquées lors d’un éventuel entretien.

Votre premier rôle consiste à superviser tous les services et prestations nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, avec une équipe en interne ou avec des prestataires externes.

Votre second rôle est d’être présent pour rendre service aux autres et prendre en charge tous les aléas quotidiens qui peuvent gêner la vie de l’entreprise.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?

Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit claire- ment les responsabilités. Le contrat proposé est en CDI. Assorti d’une période d’essai légale/période probatoire de 2 mois.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Elle est fondamentale. Vous êtes l’ambassadeur de notre entreprise auprès de nos clients. En ce sens, votre attitude et la qualité de votre travail sont des éléments déterminants pour le maintien de nos prestations.

La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence pour s’adapter aux exigences de nos clients. Or, l’humain est définitivement au cœur de nos préoccupations, car nos collaborateurs représentent les rouages essentiels de notre relation client. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions de conquête et l’aboutissement de nos ambitions liées à la satisfaction client.

L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES AGENCY, nous raisonnons fondamentalement résultats. Vos objectifs sont de plu- sieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble. Voici quelques exemples de résultats attendus en fonction des postes proposés :

Fonction polyvalente

  • Gestion des stocks de fournitures
  • Centralisation des commandes
  • Rangement
  • Installation de salles de réunion uo de réception
  • Petits travaux et/ou petits déménagements
  • Reception des livraisons
  • Etc…

Fonction téléphonique

  • Assure les liaisons téléphoniques externes et internes de l’Entreprise

Gestion du courrier courrier

  • Gestion du courrier et des colis.
  • Tri à l’arrivé, distribution, collecte, passage à la machine à affranchir, envois.
  • Participation également aux expéditions.

Fonction administrative

  • Tâches « d’écriture »
  • Saisie de documents,
  • Classement
  • Archivage
  • Reprographie
  • Etc…

Fonction de petite petite maintenance

  • Participation à l’entretien des équipements du bâtiment (détection de pannes, téléphonie, sécurité incendie…).
  • Petites interventions de réparation (fuite d’eau, problèmes électriques, de chauffage, de serrurerie) ou de rénovation (peinture).
  • Dépannage bureautique, audiovisuel.
  • En cas de grosses pannes, faire appel aux services techniques spécialisés avec lesquels l’entreprise a passé un contrat.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
D’une façon générale, les résultats sont mesurés par des critères quantitatifs tels que :

  • Le renouvellement des prestations
  • La réactivité pendant l’astreinte
  • L’indice de satisfaction client
  • Le taux de présentéisme
  • Le taux de procédures respectées et appliquées.
  • L’écart sur le plan des activités prévues au contrat et le réalisé.
  • La qualité et la précision de la tenue de cahier de consignes
  • Le nombre de non-conformités signalées.
  • La qualité de la coordination avec le management KS SERVICES
  • Le respect des délais des plans d’action mis en œuvre.

Nous suivons aussi un certain nombre de critères qualitatifs, permettant d’évaluer par exemple :

  • Votre qualité
  • Votre régularité dans les reportings
  • Le niveau de qualité dans le relationnel
  • Votre sens de la solution plutôt que du problème.
  • Etc.

 

Note importante : chez KS Services, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons tou- jours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un ‘‘bâton’’.

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de perfor- mances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction  ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez de préférence d’un niveau BAC/BTS ou équivalent et possédez une culture générale suffisante pour être à l’aise et vous exprimer dans tous milieux.

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins  posséder  plusieurs  critères  vitaux  afin  d’éviter de vous retrouver dépassé(e)  par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

  • Une première expérience réussie dans une activité similaire est
  • Une polyvalence sur l’ensemble de nos sites clients
  • Une excellente présentation assortie d’une facilité
  • Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite.
  • Une connaissance suffisante des SG
  • Une bonne culture générale est nécessaire.
  • Une bonne pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est vitale, y compris Excel, sou- vent utilisé comme outil de
  • Vous avez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités.
  • Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction  ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’encadrement pour être préservée. Au-delà de la notion de ‘‘travail individuel’’, nous raisonnons aussi effort de groupe.

Même « en mission externalisée » chez nos clients, vous devez travailler sereinement et pouvoir vous appuyer à tout moment sur des personnes dignes de confiance au sein de l’Agence. Se sachant épauler par une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou confrontés à des relations conflictuelles. L’environnement d’entreprise et l’ambiance sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés. L’esprit d’équipe est donc un ‘‘Must’’.

Quelles sont les qualités professionnelles, de personnalité et de comportements requis pour assurer le succès de la fonction  ?
Qualités professionnelles
• 
Aptitude à gérer les priorités afin d’éviter les dispersions dans le travail
• Aptitude à organiser
• Capacités de coordination et de transmission d’informations.
• Capacités analytiques : vous devez transmettre des données fiables à vos responsables, de manière à ce qu’elles soient
• Sens aigu du Capacité d’instaurer un climat de confiance avec les clients et avec les collaborateurs.

Qualités de personnalité et de comportement
• Grande persistance dans l’effort.
• Bon esprit de jugement et capacité à évaluer correctement les situations du client, ainsi qu’un grand sens des responsabilités.
• Enthousiasme et volonté de construire pour l’avenir.
• Ambition, et désir de développer une carrière plutôt que de simplement gagner un salaire
• Présentation professionnelle, conviviale, propice au développement de la confiance
• Grand esprit de service – la notion du client satisfait est reine !
• Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit.
• Une discrétion à toute épreuve.
• Communication ouverte et franche
• Attitude positive, et créativité, face aux difficultés et à l’inattendu.
• Tolérance et flexibilité de caractère.
• Aptitude à se remettre en question et volonté de s’améliorer.

Quel est le type de rémunération proposé, lié à la fonction concernée ?
Le salaire de base mensuel est de 1700 € brut.

Nous offrons également une prime qualité de l’ordre de 100 € mensuels brut attribuée selon certains critères de mesure après la période d’essai de 2 mois

Vous bénéficiez d’une prime d’astreinte de 100€ (7h00 à 21h00).

Vous avez également prime en fonction du nombres e sites sur lesquels vous êtes formés (50€ pour 10 sites, 75€ pour 15 sites, 100€ pour 20 sites).

Quels sont les autres avantages du plan de rémunération ?
Vous bénéficiez également:

  • D’un plan de participation impliquant chaque salarié.
  • D’une politique de mutuelle
  • D’une indemnité de panier
  • De chèques Comité d’Entreprise (ex : cadeaux, vacances, mariage, rentrée scolaire).
  • Remboursement km lorsqu’on vous demande d’utiliser votre véhicule personnel
  • D’une prise en charge intégrale de votre titre d’abonnement transport

Les détails de ce plan de rémunération seront éventuellement développés lors de votre entretien.

Quel est le programme de formation et d’intégration prévu dans le cadre de la fonction ?
Après avoir été intégrée à l’Agence KS Services, vous passerez votre première journée sur le site client en compagnie du personnel en place, ce qui vous permettra de vous adapter progressivement. Vous recevrez ainsi un cahier de consignes adapté au site du client, et une période variable de formation théorique puis pratique vous sera allouée en fonction de vos besoins.

Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez également épaulé(e) dès le départ par notre responsable de clientèle, mais aussi par l’Agence.

L’aspect stratégique de votre succès étant de taille pour l’entreprise, notre ambition est vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous soutenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.

La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?
Nous recherchons des personnes ambitieuses, et de ce fait, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement ‘‘du travail’’. La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscients qu’au sein d’une PME, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Conclusion

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer votre carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiquées clairement dans ce dossier d’entreprise :
• Une conscience et une ambition professionnelle
• Un véritable esprit d’équipe
• Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant !
• « Faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires » est notre défi quotidien. Si cette phrase vous inspire, nous avons certainement des choses à réaliser ensemble et nous devons nous rencontrer.

Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.

Respectueusement,

La Direction.

KS Services

KS Services

ks_services

Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.

Si après lecture vous êtes toujours déterminé à nous rencontrer, merci de nous le faire savoir, et ce exclusivement par email dans un premier temps.

Nous vous contacterons rapidement en retour pour planifier un éventuel entretien.

Si toutefois vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.

Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.

MERCI DE VOTRE LECTURE