Dans ce cadre, l’auteur du signalement doit fournir les faits, informations ou documents quel que soit leur forme ou leur support de nature à étaye son signalement. L’auteur du signalement communique également ses coordonnées (téléphone, courriel) permettant, le cas échéant, un échange avec le référent éthique de l’Entreprise.
Le référent éthique informera l’auteur du signalement de la bonne réception de sa demande dans un délai de 5 jours ouvrés, et l’informera du délai prévisible nécessaire à son examen ainsi que des modalités suivant lesquelles il sera informé des suites de son signalement.
Toute enquête se déroulera par ailleurs dans le respect de la législation.
L’éventuelle personne mise en cause sera informée de la nature des allégations la concernant mais ne sera pas informée de l’identité de l’auteur du signalement. L’information peut ne pas être immédiate s’il s’avère nécessaire, par exemple, de vérifier les faits, de préserver les preuves ou de saisir les autorités compétentes. Toute information communiquée ne sera partagée qu’avec les seules personnes qui ont à la connaître pour s’assurer du traitement du signalement et/ou de la prise de mesures appropriées. Ces personnes seront tenues à une obligation de confidentialité.
Par la suite, l’auteur du signalement, ainsi que les personnes visées par celui-ci, seront informés par écrit de la clôture des opérations de vérification et de la recevabilité du signalement.
Pendant les opérations de vérification, les principes de confidentialité et de présomption d’innocence seront respectés. Il est garanti la stricte confidentialité de l’identité de l’auteur, des faits et des personnes visées par le signalement.
Il est rappelé que l’ensemble de ce dispositif d’alerte est facultatif. Aucune sanction ni conséquence ne seront prises à l’égard d’un Collaborateur qui n’en aurait pas fait l’usage. Néanmoins cette procédure doit être utilisée de bonne foi et pour le seul objet qu’elle encadre.