Responsable des Ressources Humaines (RRH)

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?

KS SERVICES nourrit l’ambition de continuer à se développer fortement sur le marché français. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 1991. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités RH qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.

Malgré notre position de marché très satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs. Or, vous le savez, des erreurs d’accueil, d’intégration, de suivi et de gestion du personnel, de management, de gestion des carrières, des omissions à caractère légal, RGPD ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions.  L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Un poste de Responsable des Ressources Humaines  est disponible  en CDD.

Le poste est rattaché à la Directrice des Ressources Humaines et est à pourvoir dans notre Agence d’Orsay (91). Vous intégrez notre équipe RH, soudée et polyvalente, composée de 4 RRH et de 3 Assistant(e)s RH, et d’un pôle Recrutement.

Vous avez pour principales missions de :

• Répondre de manière efficace à toutes les sollicitations des managers dans le domaine de la gestion des Ressources Humaines,
• Assister et contrôler le management dans la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion du personnel de l’entreprise (recrutement, embauche, accueil et intégration, onboarding, vie du contrat de travail, sortie des effectifs et OFFboarding, remontées d’informations en vue des réunions avec le CSE …),
• Établir une relation de confiance avec l’encadrement et l’ensemble des salariés dont vous avez la charge,
• Garantir le respect de la législation du travail, de la RSE, de l’hygiène et de la sécurité sur les périmètres confiés,
• Vous rendre si besoin (succession de prestataires, problématiques diverses liées aux RH…) sur les sites clients des activités confiées à la rencontre des collaborateurs.

Une fois ces principales missions maitrisées, vous participerez à la prise en charge de la conduite de chantiers spécifiques à la GRH.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?

Le poste proposé est au statut Cadre. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Possible si le candidat y tient d’avoir le statut Employé.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?

Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats. Vous avez vocation à contribuer avec toute l’équipe RH à l’amélioration continue de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise pour lui permettre d’être compétitive et de répondre aux attentes de ses clients (externes et internes).

Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble :

Voici quelques exemples de résultats attendus :
• Une équipe soudée, efficace, professionnelle et responsable qui contribue à l’amélioration continue de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise.
• La bonne réalisation dans les délais définis des responsabilités et tâches confiées, conformes aux procédures, ne nécessitant pas de corrections ni de relance.
• Accompagnement des équipes et suivi de la bonne réalisation des tâches administratives en lien avec la gestion du personnel conformes aux procédures, des affichages règlementaires conformes, mis à jour et disponibles.
• Des demandes internes traitées dans les temps et avec justesse.
• Des instructions et directives claires et respectueuses des procédures.
• Des managers et collaborateurs qui respectent les procédures de l’entreprise et qui remontent les informations dans les temps.
• Des activités et charges de travail idéalement planifiées et qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.
• Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation (le formalisme), permettant une bonne anticipation dans la résolution des situations.
• Des indicateurs et des taux de conformité améliorés qui ne descendent pas en dessous des seuils à minima établis.
• Des systèmes d’informations optimisés qui contribuent à la bonne marche de l’activité.
• Préparation et participation efficace aux évènements et réunions organisés par la direction générale et opérationnelle, séminaire, formation, revues de processus, réunions régionales …

D’autres types de résultats sont aussi attendus.

Par exemple :
• Coordination : une transmission des informations est attendue de manière formelle et régulière et notamment la consolidation rigoureuse de différents fichiers.
• Développement relationnel : la notion d’équipe et d’ambiance de travail étant vitale chez KS Services, il est donc attendu un réel développement de la confiance et du relationnel auprès de l’ensemble des collaborateurs.
• Développement et entretien de l’image KS Services : vous pouvez être amenée à être l’un des interlocuteurs du client. Vous devenez ainsi un ambassadeur de notre société. Votre professionnalisme et votre attitude doivent alors refléter notre volonté et notre aptitude à offrir les meilleurs services sur le marché.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?

Pour son périmètre d’activité, les indicateurs de surveillance collectifs de la DRH et notamment :

• Réponse qualitative dans les délais aux demandes et attentes des clients internes,
• Absence de dossiers contentieux,
• Respect des délais en matière de traitements RH et administratifs (élaboration des contrats, avenants, courriers disciplinaires, remontées d’informations en vue des réunions IRP, et divers…),
• Ratio EAA et EP, Bilans professionnels réalisés et suivi des actions,
• Entretiens de milieu et fin de carrière
• Respect et amélioration de la politique RSE et QVT,
• Des mesures de la performance individuelle définies dans le cadre des missions confiées.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?

A) POUR LES SECTEURS D’ACTIVITE QUI VOUS SONT CONFIES : le périmètre logistique industrielle et de distribution de l’Agence France NORD (Effectif 200 collaborateurs) et le périmètre logistique BTP de l’Agence KS BTP, (43 collaborateurs)

5.1. MANAGEMENT DE LA GRH
Associé au management des opérations, vous mettez en place et vous assurez au quotidien du respect et de la bonne application par tous, des politiques et procédures de GRH, H&S, RSE QVT notamment :
• contrôle et accompagnement au respect de la règlementation Intérim
• Embauche
• Formation
• Temps de travail
• Communication
• Gestion des différents entretiens réglementaires EAA, EPRO et bilans professionnels et suivi des différentes actions qui en découlent
• Relations avec les IRP sur les sujets
• Consolidation juridique sur les aspects du droit du travail en liaison avec la Responsable Juridique
• Diffusion et mise à jour de l’Affichage Obligatoire
• Préparer et accompagner les successions de prestataires de services (succession entrante/sortante, application article L1224-1 du code du travail, accord de substitution…)

5.2. GESTION INDIVIDUELLE DU PERSONNEL
Vous assurez, directement ou indirectement, par l’intermédiaire des assistant(es) RH, le suivi administratif de chaque salarié depuis son recrutement jusqu’à son départ :
– établissement du contrat de travail, avenants, augmentation de salaire
– constitution et mise à jour du dossier individuel
– en accord avec l’encadrement, et en lien avec l’assistance RH, rédaction de tout courrier individuel (attestation employeur, réponse congé maternité/paternité, parental, Projet de Transition Professionnelle (ou CPF de transition), sanction disciplinaire etc …)
– accompagnement de l’encadrement dans la gestion en amont du disciplinaire

5.3. AIDE A LA PRISE DE DECISION EN MATIERE DE GESTION INDIVIDUELLE
Vous conseillez l’encadrement pour la mise en place d’une procédure de sanction disciplinaire ou de rupture du contrat de travail :
• Aider la prise de décision sur la nécessité d’entamer une procédure disciplinaire
• Alerter formellement et documenter sur le risque contentieux et sur les enjeux
• Rédaction d’un mémo d’information en amont de l’entretien préalable
• Rédaction des sanctions et des courriers de rupture
• Aider dans la préparation, gestion et le suivi des dossiers de contentieux, en lien avec la DRH, la Juriste et les Avocats

5.4. OPTIMISATION ET GESTION DES CONTENTIEUX EN LIAISON AVEC LA DIRECTION, LA DRH, LA RESPONSABLE JURIDIQUE ET LES AVOCATS

• Prise en charge du contentieux social
• Préparation et suivi des dossiers
• Liaison avec les avocats
• Provisionner au plus juste et affiner en fonction de l’avancée du dossier

B) ACTIONS CONDUITES AU NIVEAU DE KS SERVICES :

En fonction de ses compétences et des besoins de la fonction RH, le titulaire de la fonction RRH (femme ou homme) assure une partie des tâches suivantes :

5.5 REMONTEE DES INFORMATIONS
• Vous vous assurez de la bonne remontée vers les services centraux de tous les éléments nécessaires à la gestion du personnel et de la paie
• Vous Alertez efficacement la DRH sur tout événement susceptible de nécessiter son intervention notamment à l’occasion des réunions hebdomadaires de service et formalisez les actions à mener

C) EN FONCTION DES BESOINS DEFINIS PAR LA DRH, DE SES COMPETENCES SPECIFIQUES, ET DANS LE CADRE D’UNE EQUIPE DE PLUSIEURS RRH ET ASSISTANT(E)S RH, VOUS PRENDREZ EN CHARGE LA CONDUITE DE CHANTIERS SPECIFIQUES A LA GRH TELS QUE :

• Mettre à jour les procédures et les documents RH
• Participer à la structuration de l’entreprise notamment pour tout ce qui relève des RH

5.8. FORCE DE PROPOSITION ET D’ACTION AU SEIN DE L’EQUIPE RH :

Vous vous tenez informé de l’évolution de la législation et des meilleures pratiques dans ce domaine de compétences et proposez à la DRH et à l’équipe RH toute action de changement susceptible d’améliorer la gestion des Ressources Humaines de KS SERVICES.

5.9. POLYVALENCE

Dans le cadre d’une équipe soudée, vous êtes en mesure d’être polyvalent(e) sur tout ou partie des missions assurées par chaque membre de l’équipe RH.

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?

Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez par exemple d’un des cursus suivants, assorti d’au moins 3 ans d’expérience dans l’un des aspects principaux de la gestion des Ressources Humaines nécessairement dans la prestation de services.

Formation : Master en RH carrières juridiques et/ou RH, avec une spécialisation en droit du travail et une bonne connaissance des différents aspects de la Gestion des Ressources Humaines.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux, mais nécessite une bonne coordination avec toute l’équipe pour être préservée. Au-delà de la notion de « travail individuel », nous raisonons aussi polyvalence et effort de groupe.

D’autre part, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règne sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un « Must ».

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères vitaux afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

• Une expérience de 3 ans minimum réussie dans une activité similaire est requise, dont une expérience dans une société de taille comparable dans le domaine de la prestation de service.
• Une bonne pratique des activités liées à la gestion du personnel et des Ressources Humaines et des connaissances sérieuses en droits du travail (obligations sociales, aspects contractuels, management etc.).
• Une capacité à analyser des situations et à construire une réponse synthétique argumentée et juridiquement solide,
• Une aisance rédactionnelle et une excellente orthographe
• Une discrétion à toutes épreuves
• Une excellente pratique des outils informatiques, bureautiques et outils collaboratifs est vitale. Celle d’un système de gestion de type SIRH sera appréciée
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite
• Vous avez un goût prononcé pour, le travail en équipe, l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités
• Une attitude responsable, posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, par exemple en cas de litiges. L’humour est un plus.
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.
• Vous appréciez une culture PME/ETI avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, et ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, etc.
• Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme, réactivité et autorité.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés. L’esprit d’équipe est donc essentiel.

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