Assistant(e) Ressources Humaines

« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».

Assistant(e) Ressources Humaines

Statut Employé

Type de contrat CDI

Période d’essai 2 mois

Base Horaire 151,67 heures par mois

Fourchette de rémunération selon profil

Avantages complémentaires

  • Mutuelle Entreprise
  • 50% de remboursement du titre d’abonnement au transport public
  • Prime de cooptation
  • Prime panier repas de 5 euros par jour dès 6 heures de travail effectif
  • Avantages Comité Social et Économique
  • Assistante sociale et référente Handicap à disposition pour accompagner les collaborateurs KS 

Description de mission

Quelles sont les principales missions de l’assistant(e) ressources humaines ?

Vous avez pour principales missions :

  • Gestion des formalités administratives d’entrée
    • Réaliser les demandes de contrat en support des managers
    • Réaliser les DUE
    • Compléter le RUP
  • Gestion de la mutuelle / prévoyance
    • Pré-affiliation auprès de l’organisme
    • Traitement des demandes de dispense
    • Gestion des portabilités
    • Radiation auprès de l’organisme
  • Gestion des dossiers individuels des collaborateurs
    • Assurer la complétude des dossiers
    • Suivre les retours des éléments contractuels signés
  • Gestion des visites médicales
    • Organiser les visites médicales des nouveaux embauchés
    • Suivre et organiser les visites médicales périodiques et à la demande
    • Gérer et diffuser les comptes-rendus de visite avec recommandation/restriction en lien avec la RRH
  • Gestion des déclarations d’accident de travail/trajet
    • Réaliser la déclaration en ligne
    • Réaliser les courriers de réserve si besoin
  • Gestion des formations
    • Suivre et organiser les formations obligatoires
    • Organiser les formations externes
  • Gestion des autorisations de conduite
  • Gestion des contrats d’alternance
    • Gérer les échanges avec l’OPCO et l’école
    • Editer le Cerfa
  • Gestion des périodes d’essai
    • Envoi des points réguliers au manager
    • Envoi des courriers de rupture
  • Gestion des formalités administrative de sortie
    • Réaliser les courriers de sortie : démission, départ à la retraite
    • Communiquer en interne sur les éléments liés à la sortie
  • Gestion des appels entrants/sortants
  • Gestion du courrier
  • Assister les RRH sur différents sujets RH

Dans le cadre d’une équipe soudée, vous êtes en mesure d’être polyvalent(e) sur tout ou partie des missions assurées par les membres de l’équipe RH.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?
Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est un CDI assorti d’une période d’essai de deux mois non renouvelable.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?

KS SERVICES nourrit l’ambition de continuer à se développer fortement sur le marché français. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 1991. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités RH qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.

Malgré notre position de marché très satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs.

Or, vous le savez, des erreurs d’accueil, d’intégration, de suivi et de gestion du personnel, de management, de gestion des carrières, des omissions à caractère légal, RGPD ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.

L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Vous contribuez à notre réussite !
C’est la somme de vos actions au quotidien qui garantissent la satisfaction de nos clients. Chaque décision que vous prenez a un impact sur l’ensemble de notre entreprise.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?

Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats

Vous avez vocation à contribuer avec toute l’équipe RH à l’amélioration continue de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise pour lui permettre d’être compétitive et de répondre aux attentes de ses clients (externes et internes).

Voici quelques exemples de résultats attendus :

  • La bonne réalisation dans les délais définis des responsabilités et tâches confiées, conformes aux procédures, ne nécessitant pas de correction ni de relance,
  • Des activités et charges de travail idéalement planifiées et qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress,
  • Des remontées d’informations rapide et sans déformation permettant une bonne anticipation dans la résolution des situations.
  • L’amélioration /la digitalisation/l’automatisation des procédures/tâches qui peuvent l’être.

Quelles sont les éléments nécessaires à la réussite du poste ?

Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la volonté et de l’ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner.

Formation et qualités professionnelles :

Bac +2/3 en gestion des ressources humaines

Une connaissance des différents aspects de la gestion administrative des ressources humaines.

Une expérience d’un à deux ans sur un poste similaire (alternance comprise).

Vous adorez l’administratif et êtes très organisé(e),

Vous détestez perdre du temps, et êtes force de proposition pour améliorer continuellement les process internes,

Vous êtes agiles, et à l’aise dans l’utilisation des outils numériques et l’automatisation de tâches,

Vous recherchez un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme et réactivité

Comportement et qualités personnelle :

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe,

La discrétion,

L’aptitude à gérer les priorités,

La sincérité dans les propos et l’ouverture d’esprit,

L’adaptabilité et la flexibilité nécessaire à l’évolution et changements à venir.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés au poste ?

Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux, mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’ensemble de l’équipe pour être préservée. Au-delà de la notion de « travail individuel », nous raisonnons aussi effort de groupe.

D’autre part, en particulier dans le contexte extrêmement décentralisé de KS SERVICES, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un « Must ».

Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?

Un support RH maitrisé sur le plan légal et aligné avec les valeurs de l’entreprise permettra aux directions et managers opérationnels de développer leurs compétences en la matière et d’appliquer sur le terrain une politique sociale maitrisée, propice à la sécurité et à l’épanouissement des équipes et à la satisfaction des clients.

En tant qu’Assistant(e) RH vous êtes, pour certain sujet, en 1ère ligne, une erreur et les dépassements de délais engendrent des frustrations chez tous les interlocuteurs concernés. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client aussi en interne qu’en externe.

D’autre part, des erreurs ou des retards sur le suivi des dossiers du salarié entament la confiance de nos salariés, affectent la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation interne. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamental. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés. La non prise en compte/remontée d’une situation à risques peut avoir de graves conséquences pour la bonne marche et la pérennité de l’activité.

Quel est le programme d’intégration et de formation prévu dans le cadre de la fonction ?

Chez KS SERVICES, nous sommes convaincus qu’un collaborateur bien formé et accompagné est par ailleurs davantage impliqué et épanoui.

Voici notre parcours d’accueil et de suivi :

Dès votre arrivée, nous vous aiderons à vous familiariser avec nos activités et vous montrerons les différentes ficelles du métier.

Vous serez accompagné et formé par le pôle des 4 RRH, les 2 Assistantes RH et l’Assistante administrative RH.

Dans ce cadre vous disposerez d’un Accueil RH, d’un accueil RSE, d’une formation à notre outil interne MyKS, d’une présentation au livret de Bienvenue, d’une formation au système de management QSE, d’une sensibilisation RGPD, présentation de notre Politique Handicap, notre pôle recrutement …

Nous mettons un point d’honneur à favoriser un bon accompagnement dans votre prise de poste pour vous permettre une pleine réussite dans vos fonctions.

Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez épaulé(e) par notre Directrice des Ressources Humaines et l’ensemble du pôle RH/Juridique/Recrutement, mais aussi par les responsables de nos services centraux.

Notre ambition est de vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous soutenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.

La fonction présente-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?

Nous recherchons des personnes ambitieuses, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement « du travail ». La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscient qu’au sein d’une ETI, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Conclusion

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer votre carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiqué clairement dans ce dossier d’entreprise :

  • Une conscience et une ambition professionnelle.
  • Un véritable esprit d’équipe.
  • Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant !
  • « Faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires » est notre défi quotidien. Si cette phrase vous inspire, nous avons certainement des choses à réaliser ensemble et nous devons nous rencontrer.

Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.

Respectueusement,

La Direction

KS Services

KS Services

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Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.

Si après lecture vous êtes toujours déterminé(e), nous avons hâte de vous rencontrer en Teams lors de notre premier entretien.

Si, toutefois, vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.

Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.

MERCI DE VOTRE LECTURE