Depuis plus de dix ans, KS SERVICES Agency commercialise des prestations d’accueil physique et événementiel. Une soixantaine d’hôtesses et d’hôtes sont ainsi déployés sur les différents sites en Île-de-France sous la responsabilité d’Elodie FURON, Directrice d’Agence et de Justine TREMSAL, son adjointe.
KS SERVICES Agency doit faire face quotidiennement à de vrais challenges : assurer la pérennité des contrats, fidéliser les effectifs… et assurer les remplacements sur site en fonction des congés payés et des absences inopinées : une mission assurée par les hôtesses polyvalentes.

Rebecca BRYZMANN, hôtesse polyvalente pour KS SERVICES Agency depuis avril 2014 : « Je tourne sur la trentaine de sites confiés à KS SERVICES Agency sur Paris et sa région.  Absences inopinées, renfort, élaboration des reportings mais également formation des titulaires lors des ouvertures de site, nos missions sont larges. Nous apportons notre expérience pour une mise en route optimale des sites. Par exemple, nous montons un plan journalier pour les nouveaux arrivants afin de faciliter leur prise de poste ».

Rebecca BRYZMANN, hôtesse polyvalente pour KS SERVICES Agency

Les hôtes/hôtesses sont ainsi sensibilisé(e)s sur leur mission, la sécurité au travail, le suivi qualité et les procédures à respecter en fonction de chaque site.
« Le principal challenge de l’hôtesse polyvalente est de s’adapter rapidement au site lors de sa prise de fonction. La rédaction du cahier de consignes nous permet notamment de ne pas être pris au dépourvu » ajoute Rebecca BRYZMANN.

La force de KS SERVICES Agency est avant tout la proximité avec ses interlocuteurs. Réactivité, disponibilité, suivi de la qualité des prestations : KS SERVICES Agency défend quotidiennement les piliers du métier de l’accueil.

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Depuis 2 mois, 10 collaborateurs KS SERVICES (dont un Responsable de Site et un Chef d’équipe) sont en charge de cette prestation. Après le succès de la prestation logistique sur le chantier de construction de la Tour D2, le Groupe VINCI, à travers sa filiale SICRA, renouvelle donc sa confiance à KS SERVICES pour une nouvelle mission.

KS SERVICES met donc à disposition des conteneurs à roulettes pour recueillir les chutes de matériaux, palettes et tous les déchets produits par les ouvriers travaillant sur la rénovation des bâtiments du chantier d’une surface au plancher de 42 000 m2. En complément, KS SERVICES assure la gestion des bennes dans lesquelles sont déversés les conteneurs.

« Nous mettons en place les demandes de rotation des bennes pour Véolia et nous veillons à ce qu’elles soient constamment vides. Nous accordons également une attention toute particulière au tri des déchets » précise Pierre Pinçon responsable du site, et présent dans le Groupe KS depuis 2010 successivement sur les sites de stockage des Ulis pour Valve Précision, Bruneau puis le chantier de la construction de la Tour D2.

Les équipiers KS SERVICES contrôlent donc les bons de rotation des bennes et doivent anticiper les contraintes quotidiennes inhérentes au bon déroulement d’un chantier de rénovation (météo
défavorable, volume exceptionnel de déchets du à l’installation de plaques de placoplatre…). Le volume de déchets peut atteindre 10 à 15m3 par jour !

« Cette problématique des déchets est d’importance puisqu’elle influe directement sur l’obtention des certifications qualité en matière environnementale (HQE et BREEAM) qui sont au plus haut niveau sur ce site et peut avoir un impact économique fort en cas de dérive (volume plus important et/ou absence de tri) » ajoute Lionel CORVOISIER, Directeur Adjoint de l’Agence IDF.
Les équipiers KS ont été sensibilisés en amont de leur mission par un accueil Qualité & Sécurité et la remise du livret d’accueil et sécurité spécifique au chantier rédigé par Cédric Law et la Direction technique de la Qualité. Des affichages sont également présents sur le site en prévention de tous types d’accident (coupures, port des chaussures de sécurité, sensibilisation au tri des déchets…).

L’ensemble est articulé par le Responsable de Site qui est l’interlocuteur quotidien du client, des entreprises sous-traitantes et des intervenants extérieurs (notamment en matière de sécurité) pour répondre aux besoins et anticiper les problématiques, en conseillant si besoin notre client sur les solutions envisageables.

« La force de KS SERVICES sur ce projet est d’avoir su proposer une offre structurée avec une équipe dédiée sur le site. Notre savoir faire, les certifications du Groupe KS et notre expérience sur le chantier de la Tour D2 ont également convaincu VINCI, à travers sa filiale SICRA, de nous faire à nouveau confiance » conclut Patrice Camporelli.

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Depuis près de trois mois, neuf équipiers KS SERVICES sont en charge de la gestion du magasin central du Centre de Recherche de Total à Solaize à quelques kilomètres de Lyon. Le magasin accueille notamment les fournitures industrielles et pièces de rechange destinées aux 400 chercheurs présents sur le site.
KS SERVICES mène une action toute particulière sur les stocks avec notamment une reprise de l’activité à périmètre constant et une observation des consommations. Les équipiers KS SERVICES dissocient les articles dits « consommables » (lubrifiants, additifs, carburant, bitume…) et les articles dits « pièces moteurs ». Pour les consommables, KS SERVICES analyse notamment les taux de rotation pour chacun des articles et la mise au rebut des stocks morts. Cela permet une optimisation des articles restants et une réduction de la valeur financière du stock.

Originalité de la mission, KS SERVICES rachète le stock des consommables, en devient donc propriétaire et peut ainsi le gérer avec davantage de souplesse et de flexibilité.
« A partir du 1er Janvier 2015 le stock des consommables appartiendra à KS SERVICES. Le Groupe Total ne souhaitait plus conserver la gestion de ces stocks sur le site. A l’image de la mission pour Solvay, nous déploierons un logiciel de gestion spécifique sur le site de Solaize afin d’optimiser la gestion des flux » précise Thierry GOUTAGNY, le responsable du site.
Initiée et conclue par KS SERVICES Rhône Alpes PACA et Gérard VERNE, l’offre préconisait notamment la reprise du personnel affecté à cette tâche et déjà présent sur le site.

« La force de KS SERVICES sur ce projet est d’avoir su proposer une offre structurée avec une équipe dédiée sur le site. Nous avons attaché une importance toute particulière à l’intégration de l’équipe actuelle afin d’assurer une parfaite continuité des services et de rendre ce transfert de contrat transparent vis à vis du client et des partenaires sociaux. Nous prônons un pilotage de proximité » conclut Patrice CAMPORELLI.

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Aujourd’hui une dizaine de téléacteurs en CDI sont présents sur le site (les équipes montent à une vingtaine de collaborateurs sur des opérations spéciales). Ils gèrent, entres autres, la réception d’appels pour des PME et des multinationales (Valve Précision, Moulins de la Marche, BMC Software, Monique Ranou, et d’autres grands comptes…) et les redirigent ensuite vers les interlocuteurs concernés. Le site opère plus de 1000 appels entrants par jour. Chaque prestation est unique. Les clients émettent des procédures qui leur sont propres.

Le spectre des missions demeure assez large. Les téléacteurs sont en effet amenés à prendre des rendez-vous commerciaux et développer des opportunités d’affaires pour les équipes KS SERVICES, Agency et Telecom sur toute la France mais aussi mener à bien des opérations ponctuelles comme la collecte de la taxe d’apprentissage. Ils gèrent également les enquêtes de satisfaction du groupe auprès des clients et les contrôles de références en interne (appels mystères et audit pour s’assurer de la bonne conformité des process). Les collaborateurs de la plate-forme sont recrutés avant tout pour chaque spécificité.

L’équipe est encadrée depuis 2009 par Eddy MATHÉ présent dans le Groupe KS depuis 13 ans. Management des équipes, veille de la conformité, maitrise du relationnel client, sens du service et adaptation aux nouveaux standards du marché, Eddy MATHÉ contribue, à travers la plateforme de Bouguenais, au développement des filiales et des valeurs du Groupe KS.
« Le marché est de plus en plus concurrentiel et les prospects ont changé. D’une approche basique nous sommes passés à l’instauration d’un dialogue, précise Eddy MATHÉ, téléacteur intérimaire à ses débuts dans le Groupe KS. Nous sommes, à l’image de KS SERVICES, profondément attachés à l’humain. Cela se ressent dans nos relations avec nos clients. »

« L’implication de nos collaborateurs dans les projets est une vraie richesse et une véritable valeur ajoutée. Afin de nous conformer à une certaine exigence, chaque prestation est assurée par maximum 2 ou 3 téléacteurs qui sont formés spécifiquement sur la mission » ajoute-t-il.
Un client de la plateforme de Bouguenais résume et conclut « On a l’impression que l’hôtesse standardiste est chez nous ». Signe de l’implication et de l’exigence quotidienne des collaborateurs du site.

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Dans le cadre du regroupement de ses sièges sociaux et de son emménagement à la Tour CB21 à la Défense fin 2009, Suez Environnement choisit KS SERVICES Agency comme prestataire d’accueil. KS SERVICES, alors prestataire d’accueil de Sita, une des filiales de Suez Environnement à Nanterre, obtient la note globale la plus satisfaisante lors de l’appel d’offre lancé auprès de quatre entreprises reconnues dans le secteur ! L’encadrement opérationnel proposé, une politique RH favorisant la fidélisation des hôtesses et la certification ISO 9001, entres autres, convainquent finalement Suez Environnement de collaborer avec KS. Quatre hôtes et hôtesses d’accueil physique sont alors déployés sur le site !

Après 3 ans de collaboration fructueuse, Suez renouvelle son accord avec KS SERVICES Agency ! Et aujourd’hui c’est une équipe de 12 hôtesses et hôtes qui accueillent quotidiennement les 1800 occupants concernés. Les missions ont également évolué : accueil physique mais aussi standard et gestion du parc automobile ainsi que l’accueil et l’accompagnement VIP pour les événements corporate de Suez Environnement.
Pas moins de 157 événements ont ainsi été assurés par les équipes KS en 2013 (10 conseils d’administration, 18 comités, 98 accueils VIP et 31 événements corporate !).

Pour mener à bien cette mission, KS SERVICES Agency confie l’encadrement de l’équipe à une collaboratrice rodée aux joutes du terrain : Stéphanie Buttez.
« Après un BTS d’Assistant Manager et de nombreuses expériences en accueil événementiel, physique et standard, j’ai intégré les équipes KS » confie Stéphanie. « Le challenge était de proposer chaque jour, pour Suez Environnement, un vrai suivi qualité tout en gardant les valeurs partagées par le Groupe KS: proximité, réactivité, disponibilité, gestion de l’humain ».

Dans une quête constante d’optimisation de sa prestation, KS SERVICES Agency va encore plus loin en appliquant les rigoureux process du secteur industriel au monde des services généraux et de l’accueil. KS SERVICES Agency propose ainsi une formation spécifique à tous les collaborateurs intervenant sur le site (accueil, standard, sécurité incendie…) et une sensibilisation de tous les instants à travers des causeries quotidiennes (comportement à risque, procédures pour la réception des plis et colis…).

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