Dossier Entreprise Responsable des Ressources Humaines (RRH)

« Faire Ensemble, extraordinairement bien des choses ordinaires ».

Responsable des Ressources Humaines (RRH)

Statut Cadre

Type de contrat CDI

Période d’essai 4 mois

Avantages complémentaires

  • Mutuelle Entreprise
  • 50% de remboursement du titre d’abonnement au transport public
  • Indemnité de panier repas de 5 € net par jour dès 6h00 de travail
  • Avantages Comité Social et Économique
  • Assistante sociale et référente Handicap pour accompagner les collaborateurs KS
  • Prime de cooptation
  • Charte Télétravail

Description de mission

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
KS SERVICES nourrit l’ambition de continuer à se développer fortement sur le marché français. La qualité de nos services, notre capacité d’adaptation, notre rigueur et notre réactivité ont toujours été notre fer de lance et ont favorisé notre développement ininterrompu depuis 1991. Ces principes et qualités doivent également s’exprimer en permanence au cœur de nos activités RH qui représentent les rouages essentiels de notre relation client, que celle-ci soit externe ou bien interne.

Malgré notre position de marché très satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi aux clients internes que sont nos propres collaborateurs. Or, vous le savez, des erreurs d’accueil, d’intégration, de suivi et de gestion du personnel, de management, de gestion des carrières, des omissions à caractère légal, RGPD ou sécuritaire, peuvent avoir un impact désastreux sur notre image voire notre réputation.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions.  L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?

Un poste de Responsable des Ressources Humaines  est disponible immédiatement  en CDI.

Le poste est rattaché à la Directrice des Ressources Humaines et est à pourvoir dans notre Agence d’Orsay (91). Vous intégrez notre équipe RH, soudée et polyvalente, composée de 3 RRH et d’une Assistante Administrative RH, d’une fonction Juriste d’entreprise et d’un pôle Recrutement.

Vous avez pour principales missions de :

  • Répondre de manière efficace à toutes les sollicitations des managers dans le domaine de la gestion des Ressources Humaines,
  • Assister et contrôler le management dans la mise en œuvre des politiques et procédures de gestion du personnel de l’entreprise (recrutement, embauche, accueil et intégration, onboarding, vie du contrat de travail, sortie des effectifs et OFFboarding, remontées d’informations en vue des réunions avec le CSE …),
  • Établir une relation de confiance avec l’encadrement et l’ensemble des salariés dont vous avez la charge,
  • Garantir le respect de la législation du travail, de la RSE, de l’hygiène et de la sécurité sur les périmètres confiés,
  • Vous rendre si besoin (succession de prestataires, problématiques diverses liées aux RH…) sur les sites clients des activités confiées à la rencontre des collaborateurs.

Une fois ces principales missions maitrisées, vous participerez à la prise en charge pour tout KS SERVICES de la conduite de chantiers spécifiques à la GRH tels que : la formation, l’évolution des procédures de gestion du personnel, la liaison avec nos prestataires RH…

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?
Le poste proposé est au statut Cadre. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
Au sein de KS SERVICES, nous raisonnons fondamentalement résultats. Vous avez vocation à contribuer avec toute l’équipe RH à l’amélioration continue de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise pour lui permettre d’être compétitive et de répondre aux attentes de ses clients (externes et internes).

Vos objectifs sont de plusieurs natures, chacun contribuant de façon séquentielle à la réalisation de l’ensemble : Voici quelques exemples de résultats attendus :
• Une équipe soudée, efficace, professionnelle et responsable qui contribue à l’amélioration continue de la gestion des Ressources Humaines de l’entreprise.
• La bonne réalisation dans les délais définis des responsabilités et tâches confiées, conformes aux procédures, ne nécessitant pas de corrections ni de relance.
• Accompagnement des équipes et suivi de la bonne réalisation des tâches administratives en lien avec la gestion du personnel conformes aux procédures, des affichages règlementaires conformes, mis à jour et disponibles.
• Des demandes internes traitées dans les temps et avec justesse.
• Des instructions et directives claires et respectueuses des procédures.
• Des managers et collaborateurs qui respectent les procédures de l’entreprise et qui remontent les informations dans les temps.
• Des activités et charges de travail idéalement planifiées et qui contribuent à l’efficacité et à l’absence de stress.
• Des remontées d’informations fournies rapidement et sans déformation (le formalisme), permettant une bonne anticipation dans la résolution des situations.
• Des indicateurs et des taux de conformité améliorés qui ne descendent pas en dessous des seuils à minima établis.
• Des systèmes d’informations optimisés qui contribuent à la bonne marche de l’activité.
• Préparation et participation efficace aux évènements et réunions organisés par la direction générale et opérationnelle, séminaire, formation, revues de processus, réunions régionales …

D’autres types de résultats sont aussi attendus. Par exemple :
• Coordination : une transmission des informations est attendue de manière formelle et régulière.
• Développement relationnel : la notion d’équipe et d’ambiance de travail étant vitale chez KS Services, il est donc attendu un réel développement de la confiance et du relationnel auprès de l’ensemble des collaborateurs.
• Développement et entretien de l’image KS Services : vous pouvez être amenée à être l’un des interlocuteurs du client. Vous devenez ainsi un ambassadeur de notre société. Votre professionnalisme et votre attitude doivent alors refléter notre volonté et notre aptitude à offrir les meilleurs services sur le marché.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
Pour son périmètre d’activité, les indicateurs de surveillance collectifs de la DRH et notamment :
• Réponse qualitative dans les délais aux demandes et attentes des clients internes,
• Préparation efficace et participation aux RDV, formations à l’initiative de la DGRH, réunions de travail et de suivi, séminaires,
• Absence de dossiers contentieux,
• Respect des délais en matière de traitements RH et administratifs (élaboration des contrats, avenants, courriers disciplinaires, remontées d’informations en vue des réunions IRP, et divers…),
• Respect de la législation pour les intérimaires,
• Respect des visites terrains et des objectifs définis,
• Evolution des taux d’absentéisme par opérations et par métiers,
• Evolution du turnover,
• Ratio EAA et EP, Bilans professionnels réalisés et suivi des actions,
• Respect et amélioration de la politique RSE et QVT,
• Des mesures de la performance individuelle définies dans le cadre des missions confiées.

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation/ accompagnement nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?
A) POUR LES SECTEURS D’ACTIVITE QUI VOUS SONT CONFIES : à commencer par les filiales KS SECURITE (Effectif 100 collaborateurs) en pleine Croissance et KS TELECOM, (20 collaborateurs)

5.1. MANAGEMENT DE LA GRH
Associé au management des opérations, vous mettez en place et vous assurez au quotidien du respect et de la bonne application par tous, des politiques et procédures de GRH, H&S, RSE QVT et actions notamment :
• Intérimaires
• Recrutement
• Formation
• Temps de travail
• Communication
• S’assurer de la bonne réalisation des différents entretiens
• Gestion des EAA, EPRO et bilans professionnels et suivi des différentes actions qui en découlent
• Relations avec les IRP
• Recherche juridique sur tel ou tel aspects du droit du travail en liaison avec la Juriste
• Diffusion et mise à jour de l’Affichage Obligatoire

5.2. GESTION INDIVIDUELLE DU PERSONNEL
Vous assurez, directement ou indirectement, par l’intermédiaire des assistantes d’agence, le suivi administratif de chaque salarié depuis son recrutement jusqu’à son départ :
– établissement du contrat de travail, avenants, augmentation de salaire
– constitution et mise à jour du dossier individuel
– en accord avec l’encadrement, et en lien avec l’assistance RH, rédaction de tout courrier individuel (attestation employeur, réponse congé maternité/paternité, parental, Projet de Transition Professionnelle (ou CPF de transition), sanction disciplinaire etc …)
accompagnement de l’encadrement dans la gestion en amont du disciplinaire 

5.3. AIDE A LA PRISE DE DECISION EN MATIERE DE GESTION INDIVIDUELLE
Vous conseillez l’encadrement pour la mise en place d’une procédure de sanction disciplinaire ou de rupture du contrat de travail :
Aider la prise de décision sur la nécessité d’entamer une procédure disciplinaire 
• Rédaction d’un mémo d’information en amont de l’entretien préalable
• Rédaction des sanctions et des courriers de rupture
Aider dans la préparation, gestion et le suivi des dossiers de contentieux, en lien avec la DRH, la Juriste et les Avocats 

5.4. OPTIMISATION ET GESTION DES CONTENTIEUX EN LIAISON AVEC LE PRESIDENT, LA DRH, LA JURISTE ET LES AVOCATS •
• Prise en charge du contentieux social
• Préparation et suivi des dossiers
• Liaison avec les avocats

B) ACTIONS CONDUITES AU NIVEAU DE KS SERVICES :

En fonction de ses compétences et des besoins de la fonction RH, le titulaire de la fonction RRH (femme ou homme) assure une partie des tâches suivantes :

5.5 REMONTEE DES INFORMATIONS
• Vous vous assurez de la bonne remontée vers les services centraux de tous les éléments nécessaires à la gestion du personnel et de la paie
• Vous Alertez efficacement la DRH sur tout événement susceptible de nécessiter son intervention notamment à l’occasion des réunions hebdomadaires de service et formalisez les actions à mener

C) EN FONCTION DES BESOINS DEFINIS PAR LA DRH, DE SES COMPETENCES SPECIFIQUES, ET DANS LE CADRE D’UNE EQUIPE DE PLUSIEURS RRH, D’UNE ASSISTANTE ADMINISTRATIVE RH ET UNE JURISTE, VOUS PRENDREZ EN CHARGE POUR TOUT KS SERVICES, LA CONDUITE DE CHANTIERS SPECIFIQUES A LA GRH TELS QUE :

5.6. GESTION COLLECTIVE DU PERSONNEL
• Relations avec les IRP si nécessaire : préparation des ODJ et réunions, PV et organisation des élections professionnelles avec la Juriste,
• Plan d’actions et accords d’Entreprise : respect des obligations légales, respect des délais de mise en place, suivi des indicateurs de performance, bilan social, BDES…
Préparer et accompagner les successions de prestataires

• Transmettre les valeurs de KS SERVICES et se vouloir rassurant lors des successions de prestataires et s’assurer de la bonne mise en œuvre de la réglementation.
Mettre à jour les procédures et les documents RH
Participer à la structuration de l’entreprise notamment pour tout ce qui relève des RH

5.7. COMMUNICATION

Vous participez à la mise en place et au suivi des procédures de communication descendante et de diffusion de l’information (affichage obligatoire, KS NEWS, KS NEWS letter, Livret de Bienvenue, COREG…)

Vous participez par tous moyens à une bonne communication interne sur l’ensemble des sujets RSE, QVT et transverses. Vous effectuez des déplacements sur le terrain à la rencontre des collaborateurs et accompagnez les managers sur la communication et remontez les attentes et besoins à votre Direction.

5.8. FORCE DE PROPOSITION ET D’ACTION AU SEIN DE L’EQUIPE RH :

Vous vous tenez informé de l’évolution de la législation et des meilleures pratiques dans ce domaine de compétences et proposez à la DRH et à l’équipe RH toute action de changement susceptible d’améliorer la gestion des Ressources Humaines de KS SERVICES.

5.9. POLYVALENCE

Dans le cadre d’une équipe soudée, vous êtes en mesure d’être polyvalent(e) sur tout ou partie des missions assurées par chaque membre de l’équipe RH.

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?
Bien sûr, les diplômes sont importants, mais nous ne les considérons pas comme un critère indispensable à la réussite. A nos yeux, le certificat le plus important reste celui de la Volonté et de l’Ambition que vous êtes le/la seul(e) à pouvoir vous décerner. Vous disposez par exemple d’un des cursus suivants, assorti d’au moins 3 ans d’expérience dans l’un des aspects principaux de la gestion des Ressources Humaines nécessairement dans la prestation de services.

Formation : Master en RH carrières juridiques et/ou RH, avec une spécialisation en droit du travail et une bonne connaissance des différents aspects de la Gestion des Ressources Humaines.
Une connaissance du métier et de la règlementation de la sécurité privée (convention collective, Code de la sécurité intérieur…) est un plus, mais ce n’est pas prioritaire, un accompagnent interne et externe sera mis en place

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères essentiels afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

  • Une expérience de 3 ans minimum réussie dans une activité similaire est requise, dont une expérience dans une société de taille comparable dans le domaine de la prestation de service.
  • Une bonne pratique des activités liées à la gestion du personnel et des Ressources Humaines et des connaissances sérieuses en droits du travail (obligations sociales, aspects contractuels, management etc.).
  • Une capacité à analyser des situations et à construire une réponse synthétique argumentée et juridiquement solide,
  • Une aisance rédactionnelle et une excellente orthographe
  • Une discrétion à toutes épreuves
  • Une excellente pratique des outils informatiques, bureautiques et outils collaboratifs est vitale. Celle d’un système de gestion de type SIRH sera appréciée
  • Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée, mais aussi écrite
  • Vous avez un goût prononcé pour, le travail en équipe, l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités
  • Une attitude responsable, posée et la ‘‘vivacité d’esprit’’ adéquats pour gérer des communications ‘‘sensibles’’ sans se laisser submerger, par exemple en cas de litiges. L’humour est un plus.
  • Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants.
  • Vous appréciez une culture PME/ETI avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, et ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, etc.
  • Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme, réactivité et autorité.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règnent sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc essentiel.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux mais nécessite une bonne coordination quotidienne avec l’encadrement pour être préservée.

Au-delà de la notion de ‘‘travail individuel’’, nous raisonnons aussi effort de groupe.
D’autre part, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règne sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un ‘‘Must’’.

Quelles sont les qualités professionnelles, de personnalité et de comportements requis pour assurer le succès de la fonction ?
Qualités professionnelles
• 
Niveau bac +3 à 5 de préférence en droit, Ressources Humaines, ou sociologie… ou niveau d’expérience équivalent idéalement en prestation de services d’accueil et des Services Généraux,
• 3 ans minimum d’expérience réussie dans une ETI de 500 à 1500 personnes dans une fonction RH spécialisée,
• 
Maitrise de l’informatique bureautique, des outils collaboratifs (Teams…) et des systèmes d’information intégrés et partagés,
• 
Bonne capacité dans la méthodologie, l’analyse, la gestion de projet et la résolution de problèmes.

Qualités de personnalité et de comportement
S’approprier et partager sincèrement et authentiquement les valeurs et la philosophie d’entreprise de KS SERVICES, et notamment partager la passion de « faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires »,
Sens du service
Capacité à chercher et analyser un sujet donné,
Capacité à analyser des situations et à construire une réponse argumentée et juridiquement solide,
Aptitude à gérer les priorités,
Être force de proposition,
Avoir le goût du travail en équipe,
Capacité à évaluer correctement les situations,
Aptitude à rester « zen » dans les situations conflictuelles,
Confidentialité et discrétion,
Communication ouverte et franche,
Sincérité dans les propos et ouverture d’esprit,
Attitude positive face aux difficultés et à l’inattendu,
Être adaptable et flexible pour anticiper les évolutions et les changements à venir,
D’une manière générale être positif et enthousiaste, pragmatique et courageux.

Quel impact peut avoir une bonne ou une mauvaise décision émanant du titulaire du poste sur l’ensemble de l’entreprise ?
Un support RH maitrisé sur le plan légal et aligné avec les valeurs de l’entreprise permettra aux directions et managers opérationnels de développer leurs compétences en la matière et d’appliquer sur le terrain une politique sociale maitrisée, propice à la sécurité et à l’épanouissement des équipes et à la satisfaction des clients.
En tant que personne clé des RH, vous êtes en 1ère ligne. Une mauvaise décision peut avoir un impact conséquent sur les résultats de l’entreprise. Les erreurs et les dépassements de délais engendrent des frustrations chez tous les interlocuteurs concernés. Nous sommes particulièrement sensibles aux notions de satisfaction client aussi en interne qu’en externe.

D’autre part, des erreurs ou des retards sur le suivi des dossiers du salarié (contrat, onboarding, disciplinaire … entament la confiance de nos salariés, affectent la qualité de notre relation avec ces derniers, et compromettent notre réputation interne. Une solide organisation basée sur des procédures mais aussi un contrôle de toutes les étapes est donc fondamental. Notre volonté de maintenir un leadership incontesté au niveau national passe par un sens des responsabilités très développé et une volonté farouche de tenir nos engagements auprès de nos clients et salariés. La non prise en compte/remontée d’une situation à risques peut avoir de graves conséquences pour la bonne marche et la pérennité de l’activité.

Quels sont les autres avantages du plan de rémunération ?
Vous bénéficiez également :
• D’une politique de mutuelle avantageuse
• D’une prise en charge partielle de votre titre d’abonnement transport public
• D’un service social et d’une référente handicap à votre écoute pour vous aider dans vos démarches
• D’une prime de cooptation
• D’une Charte Télétravail

Les détails de ce plan de rémunération seront éventuellement développés lors de votre entretien.

Quel est le programme de formation et d’intégration prévu dans le cadre de la fonction ?
Dès votre arrivée, nous vous aiderons à vous familiariser avec nos activités et vous montrerons les différentes ficelles du métier.

Vous serez accompagné et formé par le pôle de 3 RRH par la Juriste et la DRH pour les sujets plus complexes.

Dans ce cadre vous disposerez d’un Accueil RH, d’un accueil RSE, d’une formation à notre outil interne MyKS, d’une présentation au livret de Bienvenue, d’une formation au système de management QSE, d’une sensibilisation RGPD, présentation de notre Politique Handicap, notre pôle recrutement …

Vous serez accompagné par la Directrice des Ressources Humaines dans votre prise de fonction.

Vous pouvez être amené à vous déplacer sur nos différents sites de prestation différentes agences et sites dans le cadre de vos missions.

Selon une organisation finale qui sera définie en fonction du calendrier, et du périmètre confié, vous rencontrerez également les autres agences.

Puis, à l’issue de votre période d’essai, vous prendrez le temps de circuler dans l’entreprise et de faire connaissance avec l’ensemble des services transversaux (DAF, DQO …).

Nous mettons un point d’honneur à favoriser un bon accompagnement dans votre prise de poste pour vous permettre une pleine réussite dans vos fonctions.

Tout au long de votre programme d’intégration, vous serez épaulé(e) par notre Directrice des Ressources Humaines et l’ensemble du pôle RH/Juridique/Recrutement, mais aussi par les responsables de nos services transversaux.

Notre ambition est de vous accompagner régulièrement, durant les premiers moments, afin de vous soutenir et de vous encourager. Notre volonté est véritablement de rendre votre travail plus facile, plus agréable et de vous fournir les moyens de votre réussite.

La fonction présente-t-elle une possibilité d’évolution au sein de l’entreprise ?
Nous recherchons des personnes ambitieuses, et de ce fait, nous sommes par conséquent conscients que nous devons pouvoir vous offrir un avenir, et pas seulement « du travail ». La porte est donc grande ouverte à votre développement professionnel et personnel. Une fois au sein de la société, vous pourrez constater qu’il existe de nombreux exemples d’évolutions internes significatifs. Néanmoins, vous devez être également conscient qu’au sein d’une ETI, cet avenir dépend essentiellement de vous.

Conclusion

Si vous cherchez à rejoindre un groupe dynamique et développer une carrière, tout en bénéficiant du support et du savoir-faire que nous vous offrons, vous pouvez assurer votre avenir au sein de KS SERVICES.

Dans notre entreprise, les grandes qualités pour réussir dans une telle fonction, sont, comme indiquées clairement dans ce dossier d’entreprise :
• La passion du « client satisfait »
• Une conscience et une ambition professionnelle
• Un véritable esprit d’équipe
• Une exigence qualité alliée à une aptitude à s’adapter et aller toujours de l’avant !

« Faire ensemble extraordinairement bien des choses ordinaires » est notre défi quotidien. Si cette phrase vous inspire, nous avons certainement des choses à réaliser ensemble et nous devons nous rencontrer.

Si ce dossier a développé votre intérêt, et si vous désirez poursuivre votre démarche, rencontrons-nous.
Respectueusement,

La Direction.

KS Services

KS Services

ks_services

Nous espérons vous avoir fourni les informations essentielles pour vous permettre de vous positionner par rapport à notre offre, et ainsi optimiser votre démarche.

Si après lecture vous êtes toujours déterminé à nous rencontrer, merci de nous le faire savoir, et ce exclusivement par email dans un premier temps.
Nous vous contacterons rapidement en retour pour planifier un éventuel entretien.

Si toutefois vous ne désirez pas maintenir votre candidature, merci de bien vouloir nous en informer.
Nous vous souhaitons dans ce cas un très bon succès dans votre évolution de carrière.

MERCI DE VOTRE LECTURE