Assistant(e) Administratif(ve) Ressources Humaines

Quelle est la dénomination exacte de la fonction à pourvoir ?
Le poste d’assistant(e) administrative Ressources humaines est à pourvoir immédiatement, au sein de la DGRH de KS SERVICES, basée à Orsay (91).

L’équipe actuelle composée d’une DRH, de trois Responsables RH et d’une juriste doit impérativement se renforcer pour faire face à la croissance des effectifs, des attentes du terrain et des obligations légales.

Le service RH doit rester en mesure de répondre rapidement aux multiples sollicitations des managers, Directeurs Régionnaux des Opérations, responsables d’exploitation, Responsables de sites, responsables des sercices centraux, …localisés chez nos clients et dans nos agences dans toute la France.

Le service RH doit notamment garantir le respect de la législation du travail dans toute l’entreprise, dans le cadre d’une gestion du personnel décentralisée et très diversifiée pour s’adapter avec succès au contexte et aux missions différents d’un site à l’autre.

Votre principale mission est d’alléger le travail de la Direction des Ressources Humaines notamment sur toute la dimension Administration du personnel :

• En répondant aux appels téléphoniques du service RH ;
• En établissant, à la demande, tous les documents standards nécessaires à la gestion des salariés depuis leur embauche jusqu’à leur départ ;
• En assurant la bonne tenue des dossiers individuels de chaque salarié ;
• En prenant en charge toute recherche sur un sujet d’administration du personnel ou RH qui vous sera confié.

Note importante : dans le souci d’une bonne gestion des ressources humaines et de votre bien être personnel, ou éventuellement familial, il est souhaitable que votre lieu de résidence ne nécessite pas de déplacements trop contraignants pour vous rendre sur le lieu de travail.

Quel est le statut de la fonction à pourvoir ?
Le poste proposé est au statut employé. Chaque poste fait l’objet d’un contrat de travail qui en définit clairement les responsabilités. Le contrat proposé est un CDI assorti d’une période d’essai de deux mois non renouvelable.

Quelle est l’importance du poste dans l’activité globale de l’entreprise ?
Malgré notre position de marché satisfaisante, nous ne perdons jamais de vue qu’une fois un client acquis, le plus difficile est de le conserver actif et dans de bonnes dispositions. En effet, notre valeur ajoutée réside dans notre aptitude à fournir une qualité de service réelle et surtout constante à nos clients. Cet état d’esprit s’applique aussi en matière de Qualité et de Sécurité.

Une bonne gestion du personnel et une politique ressources humaines attentive et rigoureuse permet d’attirer des talents et de les conserver.

C’est pourquoi votre activité est cruciale pour l’efficacité de nos missions et l’aboutissement de nos ambitions. L’importance de cette fonction étant majeure, il est donc évident que vous contribuez directement à notre expansion, à notre image et à notre réussite.

Quelles sont les attentes du poste, en termes de résultats, ou encore, quelle est la valeur ajoutée que doit générer la fonction ?
En réalisant avec rigueur, et célérité toutes les tâches qui vous sont confiées, vous contribuez significativement à l’atteinte des objectifs du service RH :

• Répondre de manière efficace à toutes les sollicitations des reponsables opérationnels dans le domaine de la gestion des ressources humaines,
• S’assurer du respect de la législation du travail dans l’ensemble du Groupe KS,
• Etablir une relation de confiance avec l’encadrement et l’ensemble des salariés de l’entreprise,

Par la qualité de vos échanges avec tous vos interlocuteurs vous contribuez à la bonne image des Services RH auprès de tous ses clients internes ou externes.

Sur quels critères les résultats de la fonction sont-ils mesurés ?
La mesure de vos résultats sera appréciée par la Directrice des Ressources humaines à laquelle vous êtes rattachée sur une base hebdomadaire, puis mensuelle, et ensuite annuelle, après votre intégration réussie dans l’équipe RH.

Les principaux critères de mesure seront :

• La qualité des documents administratifs établis ;
• Le respect des délais de réalisation convenus ;
• Le respect des procédures de gestion du personnel et QSE
• La qualité des échanges avec les interlocuteurs internes et externes,
• La qualité d’intégration à l’équipe RH et au style de l’entreprise,
• Votre sens de la solution plutôt que du problème.

Note importante : au sein de notre Groupe, à l’inverse de nombreuses entreprises, nous utilisons toujours l’analyse des résultats comme un support au développement professionnel et personnel, et jamais comme un « bâton ».

Nous ne jugeons jamais un collaborateur trop hâtivement. Pour faire face à d’éventuelles baisses de performances susceptibles de survenir, nous disposons en interne d’un certain nombre d’outils de formation et de coaching ainsi que des managers de grande qualité pour vous aider.

Nous proposons alors si besoin est, les actions correctives et les périodes de formation nécessaires pour remédier à la plupart des situations que vous êtes susceptibles de rencontrer. Votre détermination, votre bon sens et votre travail feront le reste.

Quelles sont les actions quotidiennes et les responsabilités précises de la fonction pour obtenir les résultats attendus ?
Rattaché(e) au Directeur des Ressources humaines :

1 • Vous répondez aux appels téléphoniques du service R.H. en provenance des Agences et des Sites localisés sur toute la France ou extérieurs à l’Entreprise.

A ce titre, après avoir bien identifié votre interlocuteur, vous clarifiez avec lui l’objet de sa demande et traitez le sujet si vous êtes mandaté pour le faire, ou vous transmettez la demande à la RRH ou à la DRH.

Après avoir acquis une bonne connaissance des règles, des procédures et des pratiques de l’Entreprise dans le domaine de la gestion des Ressources humaines, il vous appartiendra d’élargir progressivement votre capacité à résoudre directement les sujets les plus courants pour alléger d’autant le travail des RRH et de la DRH.

2 • A la demande des RRH ou de la DRH, vous établissez avec rigueur tous les documents standards relatifs à la gestion individuelle du personnel : contrat de travail, avenant, augmentation de salaire, attestation employeur, demande de congé maternité/ demande de congé parental, dossier de prévoyance et frais de santé, suivi des adhésions, convocations IRP, convocations à entretiens, mises en demeure, rappel à l’ordre, rédaction de sanctions simples, invitations à des formations, rappels période d’essai …

3 • Vous êtes responsable de la bonne tenue des dossiers individuels des salariés depuis leur ouverture à l’embauche, jusqu’à leur clôture à leur départ. Il vous appartiendra de faire toutes les relances utiles pour obtenir les originaux nécessaires à la bonne tenue des dossiers individuels.

4 • En fonction de vos compétences, de vos disponibilités et des besoins du service, vous prendrez en charge tout ou partie d’une question relative à la gestion individuelle ou collective du personnel : Compte Personnel de Formation, Entretien individuel, recherches juridiques simples, …

Quels sont les critères de compétences requis pour assurer le succès de la fonction ?
Bac +2 ou 3 avec une bonne connaissance du droit du travail, vous avez une 1^ère expérience réussie dans le domaine de la gestion administrative du personnel.

Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques, bureautiques et les systèmes d’informations.

Vous avez un goût prononcé pour l’organisation, la rigueur, les tâches administratives et possédez un véritable sens du service assorti d’une bonne capacité de gestion des priorités.

Vous possédez une facilité d’élocution irréprochable assortie d’une très bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite.

Vous gardez toujours une attitude « zen » pour gérer les communications et les situations « sensibles » en gardant toujours votre calme sans vous départir d’une attitude courtoise.

Vous avez le sens du secret professionnel et respectez une confidentialité totale sur les informations personnelles que vous traitez ou dont vous avez connaissance dans votre travail quotidien.

Quelle est l’importance du travail en équipe et de la coordination des efforts liés à la fonction ?
Elle est fondamentale. Dans le travail, la notion d’autonomie de nos collaborateurs est très importante à nos yeux, mais nécessite une bonne coordination avec toute l’équipe pour être préservée. Au-delà de la notion de « travail individuel », nous raisonons aussi polyvalence et effort de groupe.

D’autre part, travailler dans un environnement serein, entouré de personnes dignes de confiance et sur lesquelles l’on peut compter est un facteur de réussite professionnelle et personnelle fondamental. Au sein d’une bonne équipe soudée et loyale, nous nous sentons plus en sécurité et nous sommes bien plus productifs que lorsque nous sommes soumis à des pressions hiérarchiques inappropriées ou bien confrontés à des relations conflictuelles.

L’environnement d’entreprise et l’ambiance qui y règne sont de grandes sources d’épanouissement et nous y sommes très attachés.

L’esprit d’équipe est donc un « Must ».

ATTENTION – LIRE ATTENTIVEMENT
Vous devez néanmoins posséder plusieurs critères vitaux afin d’éviter de vous retrouver dépassé(e) par la nature du travail à effectuer et ainsi échouer dans la fonction. L’expérience nous a démontré que vous et nous courrons tout droit à l’échec en leur absence. Nous attirons donc tout particulièrement votre attention sur ces critères principaux dans lesquels vous devez impérativement vous reconnaître :

• Une première expérience réussie dans une activité similaire, acquise idéalement chez un prestataire logistique ou dans un domaine exigeant tel que la chimie, la pharmacie ou l’alimentaire
• Une bonne pratique des outils informatiques bureautiques (Pack Office) est nécessaire
• Une facilité d’élocution irréprochable, assortie d’une bonne maîtrise de la langue française parlée et écrite
• Vous avez un goût prononcé pour l’administratif, l’organisation, la rigueur, et possédez un véritable sens du service assorti d’une excellente capacité de gestion des priorités
• Vous appréciez être force de proposition et de coordination et ne craignez pas les environnements exigeants
• Vous appréciez une culture PME avec ses bons côtés : l’autonomie, la connaissance de tous les rouages de l’entreprise, l’intégration permanente aux processus de décisions, mais aussi ses impératifs : la polyvalence, un sens des responsabilités majeur, des facultés de remise en question et d’adaptation permanente, etc
• Vous recherchez véritablement un poste polyvalent nécessitant rigueur, dynamisme et réactivité.

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