1. Le rôle essentiel du Factotum

2. La gestion du courrier : un service indispensable pour les entreprises ?

3. Pourquoi choisir KS SERVICES GÉNÉRAUX pour votre Facility Management ?

KS SERVICES GÉNÉRAUX se distingue par une approche personnalisée et des prestations adaptées aux besoins des entreprises parisiennes.

Une Approche Sur-Mesure

Tout d’abord, KS SERVICES GÉNÉRAUX met en place des solutions adaptées avec un suivi rigoureux. En effet, il est indispensable de s’adapter pour répondre aux besoins spécifiques de chaque entreprise. Ensuite, pour optimiser la gestion de votre site et sa maintenance, KS SERVICES GENERAUX met à votre disposition des collaborateurs disponibles, formés à vos procédures et des bilans réguliers.

Des services diversifiés et complémentaires

De plus, KS SERVICES GÉNÉRAUX propose une large gamme de prestations pour assurer le bon fonctionnement des entreprises. Cela comprend notamment l’accueil des visiteurs et la gestion du standard téléphonique, la maintenance des locaux, l’organisation logistique des salles de réunion ainsi que l’entretien et la sécurisation des espaces de travail.

Cette diversité permet aux entreprises de déléguer l’ensemble de leurs services généraux à un interlocuteur unique.

4. Les avantages de l’externalisation avec KS SERVICES GÉNÉRAUX 

KS SERVICES GÉNÉRAUX se distingue par une approche personnalisée et des prestations adaptées aux besoins des entreprises parisiennes.

Dans un environnement professionnel exigeant comme celui de Paris, la gestion des services généraux et du facility management est cruciale pour assurer la performance et la compétitivité des entreprises. KS SERVICES GÉNÉRAUX se positionne comme un partenaire de confiance, offrant des solutions sur-mesure, adaptées aux besoins spécifiques de chaque entreprise.

L’externalisation de ces services permet non seulement d’optimiser les opérations internes, mais aussi de réduire les coûts, améliorer la productivité et garantir une continuité de service. Avec une équipe qualifiée et réactive, KS SERVICES GÉNÉRAUX vous accompagne dans la gestion quotidienne de votre entreprise, pour un environnement de travail performant et serein.

Le Multiservice dans le cadre du facility management, de quoi parle-t-on ? 

Le facility management, ou services généraux, désigne l’ensemble des services liés à la gestion opérationnelle des entreprises. Quant à lui, le multiservice regroupe spécifiquement les activités de maintenance et de gestion technique du bâtiment. Il s’agit donc de proposer aux entreprises clientes une prestation globale et centralisée de tous les services annexes nécessaires à leur fonctionnement.

Déménagement, gestion du courrier, accueil, assistance administrative, gestion du parc automobile de l’entreprise cliente… Ces services peuvent être variés. Mais la prestation multiservice comprend généralement :

Un bon nombre d’entreprises font appel à un prestataire extérieur commun pour assurer à la fois leurs prestations d’accueil et de services généraux. Concrètement, l’entreprise de facility management mobilisée propose alors communément des prestations d’accueil et de services généraux à ses Clients. Elle peut par exemple assurer la réception des courriers et des colis, le standard téléphonique, la gestion du courrier sortant ou encore son affranchissement, la reprographie, la destruction de documents confidentiels ainsi que diverses prestations logistiques comme la manutention.

D’autres sociétés le font pour leurs prestations techniques et de maintenance, notamment depuis 2020 et la généralisation du télétravail et des bureaux volants, qui ont redistribué les cartes des services généraux. Externaliser ce type de prestations constitue un autre pan important des activités d’une société de facility management. Celle-ci peut alors être amenée à réaliser des opérations de maintenance préventive et curative des équipements techniques d’un bâtiment : chauffage, ventilation, climatisation, ascenseurs, etc. Mais également, des prestations telles que des audits techniques, l’astreinte et la télésurveillance, la gestion des contrats de maintenance ou encore la gestion de travaux.

Dans tous les cas, l’objectif du multiservice est bien toujours de simplifier et d’optimiser la gestion de l’ensemble de ces services supports pour le Client afin que ce dernier puisse se concentrer sur le cœur de son métier.

Externaliser le multiservices, quels avantages ?

En mutualisation et externalisation de l’ensemble des prestations avec un partenaire unique, qualifié et formé, les entreprises ne font pas que se délester d’un pan chronophage du pilotage de leurs activités. Ces dernières bénéficient notamment d’une mutualisation des compétences et d’une simplification et optimisation de la coordination. Le multiservice apporte en effet une vision globale et intégrée des activités externalisées. Le recours à un prestataire unique simplifie également les démarches administratives et la gestion contractuelle. La mise en commun des ressources et des compétences au sein d’une même entité apporte plus de réactivité et d’efficacité.

• Pour un haut niveau d’expertise et un accompagnement global

Un prestataire multiservice rassemble en son sein l’expertise de nombreux métiers et de corps de métier. Cela lui permet d’accompagner ses Clients de manière globale sur l’ensemble de leurs besoins en matière de services généraux. Le contracteur n’a ainsi qu’un seul interlocuteur pour gérer – entre autres – la maintenance, l’entretien, la sécurité et l’accueil. Résultat ? L’entreprise client profite d’un gain de temps et d’une simplification notable de ses activités. Le prestataire multiservice fait profiter le Client de son expérience transverse et de sa capacité à coordonner les différents services.

• Pour un gain de temps et une optimisation des coûts

Recourir à un prestataire multiservice permet de bénéficier d’une plus grande réactivité grâce à la coordination en interne des différents corps de métier. Les interventions sont planifiées de manière optimale. Les techniciens peuvent ainsi intervenir rapidement lorsqu’un dispositif tombe en panne, par exemple. Cette réactivité évite les temps d’immobilisation coûteux, voire des interruptions de service. En parallèle, la mutualisation de certaines fonctions rendue possible grâce au prestataire multiservice lui permet de réaliser des économies d’échelle, qu’il peut en partie répercuter sur ses Clients sous forme de tarifs plus compétitifs, entre autres.

Choisir son prestataire multiservice…

Les prestataires multiservices sont de plus en plus nombreux. Le choix de ce dernier ne peut reposer uniquement sur des critères budgétaires. Il s’agit de viser des équipes capables de s’adapter à votre secteur, vos objectifs, vos métiers, et vos besoins fluctuants. Un bon partenaire est un partenaire capable d’optimiser les services de son entreprise cliente avec, notamment un accompagnement personnalisé.

Chez KS SERVICES, nous proposons des services de gestion du courrier, d’impression, d’archivage, de numérisation de vos documents, mais aussi d’aide aux déménagements internes ou encore la maintenance des sites de nos Clients. Ces services sont assurés par des agents polyvalents formés, encadrés et sensibilisés aux pratiques, procédures et objectifs de l’entreprise. Ils assurent les opérations de multiservice avec méthode, rigueur et efficacité. À la clé ? Une organisation sur-mesure, une efficacité opérationnelle, des délais d’intervention réduits, des coûts optimisés…

Pour conclure …

Le multiservice répond à de nombreux besoins des entreprises grâce à des prestations sur mesure et adaptables, selon le prestataire choisi. Le recours à un prestataire multiservice permet d’être plus flexibles, de faciliter la gestion, améliorer sa productivité, réduire les coûts et gagner du temps. Contactez-nous pour en savoir plus !

La gestion du courrier, qu’est-ce que c’est ?

Le facility management externalisé se développe de plus en plus dans les entreprises qui y voient un intérêt pour leurs performances. Mais le potentiel de l’externalisation de certaines prestations récurrentes et essentielles à toute société reste tout de même encore trop sous-estimé. C’est par exemple le cas de la gestion du courrier.

Réception du courrier et des colis, affranchissement, distribution des courriers, collecte des lettres, traitement, suivi et archivage des plis et des colis dans différents services et différents sites… La gestion du courrier peut parfois demander une certaine expertise et des ressources et des technologies bien particulières afin d’être effectuée efficacement, et de pouvoir être adaptée aux flux de courrier parfois fluctuants. Miser sur une prestation externalisée permet d’adapter votre contrat de prestation avec du personnel et des logiciels de gestion adaptés à vos besoins spécifiques. Vous pouvez aussi bien payer pour des services de réception et de distribution uniquement, tout comme vous pouvez avoir des besoins quotidiens, hebdomadaires ou mensuels. Faire appel à des équipes spécialisées dans cette prestation peut donc s’avérer judicieux. Au-delà d’être certain de la bonne exécution de la gestion du courrier, c’est-à-dire du traitement rapide de ce dernier, de leur non-perte, etc., l’externalisation de ce service représente également une question d’optimisation des coûts et de compétitivité.

Économie, productivité, notoriété… pourquoi externaliser la gestion de son courrier ?

Externaliser la gestion de son courrier d’entreprise représente bien des avantages. En premier lieu, il y a bien évidemment la réduction des coûts. Cette dernière est possible grâce à deux principaux facteurs :

• Un personnel mobilisé ;
• Des technologies et des infrastructures déjà existantes.

La gestion en interne nécessite en effet du personnel mobilisé sur cette tâche. Si vous faites le choix de réquisitionner ou recruter des employés dont la gestion de courrier n’est pas la tâche principale, ces derniers ne seront donc pas spécialisés. Dans le cas contraire, embaucher à temps plein des collaborateurs en charge exclusivement du courrier peut être un trop gros investissement dur à rentabiliser.

La gestion des courriers nécessite des outils, technologies et infrastructures bien particulières qui peuvent rapidement représenter un coût conséquent pour votre entreprise. En choisissant un prestataire externe, vous profitez non seulement d’une expertise et de compétences poussés, mais également d’un matériel éprouvé. Selon la taille de votre entreprise, ces derniers doivent être capables de traiter de gros volumes de courriers.

Bonus : il arrive parfois que les prestataires de services de facility management courrier aient des accords préférentiels avec des fournisseurs de services postaux. Vous pouvez donc vous attendre à des économies substantielles sur vos frais d’expédition.

Outre des économies indéniables, le fait d’externaliser sa gestion de courrier est bien souvent synonyme de gain d’efficacité. En misant sur des prestataires externes, vous libérerez un temps précieux pour vos salariés qui pourront alors se concentrer sur leur cœur de métier. La gestion du courrier est en effet un poste extrêmement chronophage et exige un personnel formé pour. Ce dernier, au-delà d’assurer ses missions plus rapidement et efficacement, sera également capable de proposer, si besoin, des suivis et reportings précieux grâce à des solutions de suivi, et d’archivage avancés, à l’instar des équipes de KS SERVICES. Résultat ? On limite les erreurs humaines ainsi que les envois tardifs, voire les pertes de courrier. Externaliser cette prestation, c’est donc avoir un contrôle total sur votre courrier entrant et sortant.

Choisir son prestataire pour la gestion de son courrier …

Choisir son prestataire pour assurer la gestion de son courrier peut s’avérer ardu. Les offres sont nombreuses et toutes ne se valent pas. Le coût de ce dernier ne peut être le seul critère pour faire votre choix.

Il s’agit de choisir un expert fiable, avec des offres modulables, et adaptées à votre activité. Cette personnalisation de votre contrat, c’est ce que vous propose KS SERVICES. Nos équipes assurent une gestion sur-mesure et évolutive de votre service courrier. Notre personnel est qualifié et formé à vos procédures et s’approprient vos objectifs. Dans l’optique d’une amélioration continue de leur prestation, nous assurons un suivi quotidien de nos collaborateurs et effectuons chaque mois un bilan avec eux. Nos agents courrier, encadrés, identifient et numérisent les recommandés, et peuvent vous proposer des plans de progrès.

Qui de la sécurité ? La sécurité doit être un critère majeur. Tâchez de vérifier les protocoles de sécurité mis en place par les partenaires que vous envisagez, pour protéger votre courrier et vos données sensibles. Assurez-vous que le prestataire choisi utilise des technologies de pointe pour le suivi du courrier et la gestion des données.

Enfin, notez que certains prestataires ont des spécialités ou des façons particulières de travailler, qui peuvent faire écho à votre vision. Collaborer avec un prestataire sensibilisé aux enjeux environnementaux peut apporter ou asseoir une dimension RSE notable à votre entreprise. Des prestataires de facility management courrier axent leurs pratiques sur la durabilité et utilisent des pratiques respectueuses de l’environnement pour réduire l’empreinte carbone de la gestion du courrier. Cela peut aider votre entreprise à atteindre ses objectifs en matière de responsabilité sociale et à communiquer sur cet engagement avec des faits concrets.

Pour conclure …

La prestation de facility management courrier est un moyen efficace de rationaliser vos opérations commerciales, de réduire vos coûts, d’améliorer l’efficacité et de garantir la sécurité et la confidentialité de votre courrier. En choisissant un prestataire de facility management courrier de confiance, vous améliorez votre efficacité opérationnelle. Concentrez sur votre cœur de métier et atteignez vos objectifs de manière plus efficace, contactez-nous !

Télétravail, présentiel à temps partiel, piges, rotation…

En 2021, en moyenne, selon l’Insee, chaque semaine, 22 % des salariés ont télétravaillé au moins une fois par semaine. Et plus généralement, en 2021, 31 % des salariés pratiquaient régulièrement le travail à distance, selon une étude menée par Malakoff Humanis.

Autre conséquence, les bureaux, qu’ils soient à domicile ou en entreprise, ont dû changer de forme, augmenter leur niveau de sécurité, et s’équiper davantage d’outils. On pense notamment aux bureaux connectés afin de permettre le travail de partout, où que l’on soit, et en toute sécurité.

Le besoin de prestataires en facilty management plus polyvalents

Face à ces locaux désertés la moitié de la semaine et ces nouveaux bureaux polyformes, les entreprises ont revu leur façon de s’organiser. Un métier en particulier s’en trouve transformé : le factotum, aussi appelé agent des services généraux ou handyman. Les experts des petits travaux du quotidien et des services de proximité font face à de nouveaux besoins de polyvalence.

Avec moins de salariés, clients, prospects et autres visiteurs de bureaux, les entreprises nécessitent moins de ses agents de services généraux. Le contrôle des installations électriques, des plomberies, des connexions internet se fait moins fréquent. La maintenance des locaux, la gestion des prestataires externes, du courrier et des consommables, l’agencement des salles de réunions… Tout cela prend moins de place. De quoi pouvoir désormais s’appuyer sur des agents des services généraux non pas à temps plein, mais à temps partiel et plus polyvalents.

Il est donc fréquent aujourd’hui de voir dans les entreprises des experts du facility management présents deux jours par semaine. La profession s’adapte, et pas seulement dans leur emploi du temps et leur contrat…

Contrats à mi-temps, factotechs itinérants… Les prestataires de services généraux s’adaptent 

La demande des entreprises s’est transformée. Pour répondre à ces nouveaux besoins, au-delà de contrats à temps partiel, les prestataires en facility management ont donc révisé leurs méthodes, l’encadrement de leurs agents, et les moyens avec lesquels ils travaillent.

Les agents des services généraux deviennent de plus en plus des “factotechs” itinérants ! Ils interviennent sur deux ou trois sites au cours d’une même semaine. Plus polyvalents, ils réparent, gèrent, approvisionnent, surveillent, vérifient, et ne sont plus rattachés à une seule entreprise. Leur organisation a drastiquement changé puisque jusqu’alors à disposition, dans les locaux de l’entreprise, ils sont aujourd’hui en rotation sur plusieurs adresses et doivent concentrer, anticiper et programmer leurs diverses tâches. L’encadrement de ces agents doit donc logiquement être plus renforcé.

On compte également sur des moyens davantage adaptés. Plus indépendants et autonomes, les agents peuvent travailler munis d’équipements leur permettant de travailler en toute sécurité, même seuls. On pense notamment aux protections du travailleur isolé (PTI) capables de détecter des chutes, agressions et malaises, aux chaussures et autres équipements de sécurité, ou encore aux véhicules utilitaires adaptés aux prestations et plans de tournées. Chez KS SERVICES, par exemple, nous réalisons et partageons une planification des tournées à nos agents à l’aide d’une interface dédiée.

Enfin, les nouveaux agents services généraux peuvent être formés pour être habilités à travailler dans des environnements sensibles (ATEX ou SEVESO). Zones dangereuses, terrains sensibles, matières toxiques… Chez KS SERVICES, nous formons en continu nos agents. La plupart de nos équipes disposent également de certifications CACES nécessaires pour conduire des chariots élévateurs et des nacelles. Les factotechs itinérants s’adaptent aux processus spécifiques des sites sur lesquels ils sont mobilisés. Signe d’une évolution majeure du marché des prestations de facility management.

De nouvelles formes de travail

En 2023, les modes de travail n’ont jamais été aussi pluriels. On peut travailler sur site, en présentiel, en télétravail plein, en coworking, en temps partiel, sur site. On peut effectuer sa journée de travail en toute autonomie, en équipe, sur des horaires en rotation, par roulement, ou bien avec un planning flexible.

Le développement des nouvelles technologies et les mises à jour de réglementations sur la dématérialisation ont aidé – ou poussé – les employeurs à penser de nouveaux bureaux à domicile avec des outils sécurisés et flexibles. Et la pandémie de Covid a, pour certaines entreprises, obligé l’adoption du télétravail; s’ensuivant des règles, plannings et outils plus souples laissant plus de place à la vie privée sans pour autant desservir la productivité de l’entreprise.  

Mais cette diversité grandissante de méthodes de travail a d’autres conséquences. Au-delà de la nécessité de la confiance des employeurs vis-à-vis de leurs salariés, cette diversité de formes de travail a pu mettre à mal certains services de base et dégrader les conditions de travail et le confort des salariés et visiteurs de tour de bureaux. En particulier dans les sites tertiaires. Si les bureaux sont moins visités et les infrastructures moins utilisées, reste qu’ils doivent rester fonctionnels, entretenus, conformes et confortables. Il en va de même pour les bureaux en général. 

De plus, avec la digitalisation, les profils des travailleurs, leurs métiers et leurs missions se sont eux aussi diversifiés. Leurs besoins et demandes sont plus nombreux et éclectiques. Le bureau d’hier ne peut être celui d’aujourd’hui. Il s’agit de maintenir un environnement de travail propice à la productivité, efficace et agréable, et de garantir la sécurité et la conformité des équipements et infrastructures en optimisant les ressources des occupants qu’il s’agisse des employés, des clients ou bien des visiteurs (prospects, partenaires…).

Un nouveau standard de confort grâce au facility management

Avec des besoins en confort sur site qui évoluent, il est devenu primordial de dédier un accueil et accompagnement particulier aux occupants des sites tertiaires. Commerce, administration, transports, immobilier, finances, éducation, santé… Peu importe les domaines, tout le secteur du tertiaire est confronté à cette problématique. Et ce n’est pas qu’un enjeu de confort et d’environnement propice à la productivité. Il s’agit également, pour les employés, de les épargner de tâches chronophages sans vraie valeur ajoutée pour qu’ils puissent se concentrer sur leur cœur de métier.

Tout cela est possible grâce au facility management, soit, en français, la gestion des installations.  

Le but ? Faire assurer par une tierce personne les services de proximité et du quotidien. Des services à la fois polyvalents, sur-mesure et adaptés à ces nouveaux modes de travail et à la taille de l’entreprise concernée.  

Les personnes en charge du facility management peuvent également s’assurer que les équipements nécessaires au fonctionnement de l’entreprise sont disponibles, en bon état de marche et conformes aux normes de sécurité. Elles peuvent également parfois superviser les contrats avec les fournisseurs de services extérieurs pour garantir des prestations de qualité et des coûts maîtrisés.

Pour assurer ces missions étroitement liées à la productivité d’une société, certaines entreprises font appel à des prestataires extérieurs. À l’image d’une conciergerie d’entreprise, une équipe ou un agent dédié s’assurera alors de ces missions essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Un moyen d’assurer, non seulement, la continuité de service, mais aussi de maîtriser et optimiser ses coûts et de réduire les délais des éventuelles interventions.  

KS SERVICES fournit, place et encadre des agents au sein des entreprises pour effectuer les tâches liées au facility management, mais également les missions d’hôte et de call center. Nos agents sont formés aux principes de l’Excellence Opérationnelle et accompagnés par le département Qualité-Sécurité-Environnement.  

Totale ou partielle, confier la gestion de vos services généraux à un partenaire spécialiste avec KS SERVICES.